Risicomanagement bij projecten

Tekst groter

Risicomanagement bij projecten

Risicomanagement voor projecten richt zich op risico’s die het bereiken van de projectresultaten bedreigen door bijvoorbeeld uitloop in planning of kosten.

Risicomanagement kan binnen een drietal toepassingsgebieden worden uitgevoerd. In deze sectie wordt ingegaan op de inrichting van risicomanagement binnen projecten. Hierbij wordt het risicomanagement expliciet gekoppeld aan Projectmanagement (PM).

Ingegaan wordt op:

  • doel risicomanagement
  • uitgangspunten risicomanagement
  • wat is risicomanagement
  • verschillende rollen bij risicomanagement
Tekst groter

Wat is risicomanagement bij projecten

Stappen in risicomanagement bestaan uit het uitvoeren van een integrale risicoanalyse, het vaststellen van beheersmaatregelen, het implementeren van beheersmaatregelen, het evalueren van beheersmaatregelen en het uitvoeren van een update van de risicoanalyse.

Risicomanagement kan worden gezien als een cyclisch proces dat bestaat uit een aantal stappen.

Stap 1: Uitvoeren integrale risicoanalyse

Een eerste stap is het inzichtelijk maken van de stand van zaken op een bepaald moment. Dit gebeurt door het uitvoeren van een integrale risicoanalyse.

Deze risicoanalyse kan worden uitgevoerd volgens de RISMAN-methode. Bij de RISMAN-methode wordt het project beschouwd vanuit de volgende invalshoeken, zodat een integraal beeld wordt verkregen:

  • politiek/bestuurlijk
  • financieel/economisch
  • juridisch/wettelijk
  • technisch
  • organisatorisch
  • geografisch/ruimtelijk
  • maatschappelijk.

Het resultaat van de risicoanalyse is een lijst met risico’s gesorteerd op volgorde van de grootte van de bedreiging voor het project met daarbij vermeld de mogelijke maatregelen om enerzijds de kans dat het risico optreedt te verkleinen of anderzijds de gevolgen van het risico te verkleinen. Wij spreken hierbij over “beheersmaatregelen”.

De risicoanalyse vormt de basis van risicomanagement en dient op bepaalde momenten te worden herhaald, te weten:

  • op het moment dat zich tijdens het project grote veranderingen in de omgeving voordoen
  • aan de start van elke nieuwe projectfase.
     

Stap 2: Vaststellen van beheersmaatregelen

Uit de risicoanalyse is voor de belangrijkste risico’s een aantal mogelijke beheersmaatregelen naar voren gekomen. De projectleiding (projectmanager, MT) besluit welke maatregelen hiervan daadwerkelijk worden genomen. Dit gebeurt op basis van een inschatting van enerzijds het verwachte effect van de beheersmaatregel en anderzijds de kosten of inspanning die de beheersmaatregel vergt. Tevens wordt vastgesteld wie de beheersmaatregelen daadwerkelijk gaat uitvoeren of wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.

Het resultaat is een lijstje met daarin achtereenvolgens opgenomen:

  • het risico
  • de vastgestelde beheersmaatregel
  • de verantwoordelijke persoon.

Stap 3: Implementeren van beheersmaatregelen

De verantwoordelijke personen zorgen er vervolgens voor dat de maatregelen ook daadwerkelijk worden genomen.

Stap 4: Evalueren van beheersmaatregelen

Op regelmatige basis dient te worden gekeken of de beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of de maatregelen het gewenste effect hebben gehad. Dit kan maandelijks plaatsvinden in een projectoverleg of managementoverleg.

Stap 5: Uitvoeren update van de risicoanalyse

Na de evaluatie van de beheersmaatregelen moet een update worden gemaakt van de lijst met risico’s, zoals die oorspronkelijk is voortgekomen uit de risicoanalyse. Dit houdt in dat wordt bekeken welke risico’s hiervan verwijderd kunnen worden omdat zij niet meer actueel zijn (door genomen maatregelen of door het verstrijken van de tijd). Ook worden mogelijke nieuwe risico’s geïnventariseerd en toegevoegd aan de lijst. De projectmedewerkers en de projectleiding leveren hiertoe input. Aan de hand van de planning, raming en vastgestelde kwaliteitseisen kunnen zij de risico’s identificeren. Tevens worden in dit overleg beheersmaatregelen voor de nieuwe risico’s geïnventariseerd.

Rapportage

Binnen de projecten worden de risico’s en de voortgang van de beheersmaatregelen periodiek besproken in het projectoverleg en (bijvoorbeeld driemaandelijks) gerapporteerd aan de (interne) opdrachtgever van het project.

Tekst groter

Verschillende rollen bij risicomanagement bij projecten

Rollen in risicomanagement zijn onder meer inhoudelijk, ondersteunend, aanjagend en coachend.

Ten aanzien van risicomanagement kunnen verschillende rollen worden onderkend:

Inhoudelijk

Deze rol is hierboven eigenlijk reeds omschreven en houdt in dat de medewerkers inhoudelijk de risico’s in kaart moeten brengen en bedenken welke maatregelen getroffen zullen worden

Ondersteunend

Naast de inhoudelijke beheersing van de risico’s zal het proces van risicomanagement zelf moeten worden beheerst. Veelal wordt dan ook gekozen om naast de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor risico’s een ondersteuningsfunctie ten behoeve van risicomana-gement in te stellen die voor het gehele project of de organisatie (instrumentele) ondersteuning biedt

Aanjager:

Tevens zal een persoon binnen de organisatie de rol van ‘risico-aanjager’ op zich moeten nemen. Aan deze persoon is het de taak het gedachtegoed van risicomanagement te verspreiden en risicomanagement te stimuleren bij de diverse verantwoordelijken. Ook zal hij/zij de kwaliteit moeten bewaken bij de wijze waarop/de methode waarmee risico’s en maatregelen worden geïnventariseerd en uitgevoerd

Coaching:

Een veel voorkomende mogelijkheid is dat de ondersteuner en/of de aanjager worden gecoached door mensen met ervaring uit andere projecten/organisaties.