Faseer het project

Tekst groter

Faseer het project

Het resultaat van het project is in voldoende mate bepaald en afgebakend. Dan kunt u vervolgens de activiteiten vast gaan leggen in een plan van aanpak. Een plan van aanpak is altijd concreter voor 'morgen' dan voor 'overmorgen'.

De inhoudelijke activiteiten die u gaat (laten) uitvoeren om het projectresultaat te bereiken, legt u vast in een plan van aanpak. Het plan moet geen te strak keurslijf zijn. Het geeft slechts aan hoe het project het beste is uit te voeren. Dit naar huidig inzicht en de nu bekende en heersende omstandigheden. Het plan van aanpak verandert mee met de veranderingen in inzicht en omstandigheden, gedurende het project. Dat gebeurt echter wel beheerst en nooit impliciet.

  • bedenk alle inhoudelijke activiteiten die noodzakelijk zijn om het projectresultaat te bereiken
  • doet dat van voor naar achter, dus van nu naar straks. Doe dat ook andersom, dus van het einde naar het begin
  • doe bovenstaande altijd samen met degenen die het werk zullen gaan uitvoeren
  • bepaal de natuurlijke, logische volgorde van deze inhoudelijke activiteiten
  • ga na welke activiteiten parallel kunnen worden uitgevoerd. Doe dit eventueel door ze te splitsen
  • zorg ervoor dat in elke activiteit een werkwoord zit
  • geef per activiteit aan wat het tussenresultaat moet zijn
  • omschrijf per activiteit de te gebruiken hulpmiddelen en materialen. Omschrijf per activiteit de aanpak of werkwijze.
Tekst groter

Aandachtspunten:

  • zorg dat een plan van aanpak uitsluitend inhoudelijke werkzaamheden bevat. Zorg dat het geen beheersactiviteiten bevat
  • soms bevat een project een groot aantal activiteiten. Dan is het nuttig deze in te delen in deelprojecten
  • zorg dat het plan van aanpak alle inhoudelijke werkzaamheden ten behoeve van een project bevat. Dus niet alleen de leuke werkzaamheden of alleen de activiteiten van de ‘projectorganisatie’ zelf.
Tekst groter

Voer de initiatieffase uit

In de initiatieffase gaat het om het verkrijgen van een gelijk beeld van het project(resultaat) bij alle betrokkenen. Een gelijke indicatie van het projectresultaat bij iedereen die betrokken is bij het project.

Doel

  • Het verkrijgen van een gelijk beeld (indicatie, orde van grootte) bij iedereen die bij het project is betrokken
  • Het verkrijgen van inzicht in de feiten, wat het probleem is, wat de doelen en zijn vooral: wat het resultaat wel en wat het resultaat niet is.

Start

  • Een probleem / een doel / een idee / een initiatief

Activiteiten

  • Het vaststellen van de stand van zaken
  • Het onderzoeken van het probleem
  • Het onderzoeken van de doelstelling
  • Het formuleren van het gewenste resultaat (en deelresultaten als het gaat om een
    groter project)
  • Het onderzoeken van de haalbaarheid en afdwingbaarheid van het resultaat
  • Het afbakenen van het project (wat valt buiten het project?)
  • Het omschrijven van de werkwijze (improviseren, routinematig of projectmatig)
  • Het onderzoeken of, en zo ja welke, deelprojecten nodig zijn en de relaties ertussen
  • Het inventariseren van de inhoudelijke activiteiten
  • Het indelen van het werk in fasen:
    • Voor de eerstvolgende fase gedetailleerd
    • Voor alle overige fasen globaler
  • Het opstellen van de projectopdracht.

Einde

  • Een goedgekeurde projectopdracht.

Aandachtspunten:

  • bijna alles wat er in een project mis gaat, vindt zijn oorsprong in de initiatieffase
  • er is bijna nooit genoeg tijd om de initiatieffase de eerste keer goed te doorlopen. Maar er is altijd genoeg tijd om die fase vele malen over te doen.
Bron:  Projectmatig werken bij de hand, handreikingen voor de (deeltijd) projectleider, Rudy Kor, Kluwer 2009
Tekst groter

Voer de definitiefase uit

In de definitiefase gaat het om het opstellen van een compleet en concreet eisenpakket.Hieraan moet het beoogde projectresultaat voldoen in termen van: randvoorwaarden, functionele en operationele prestaties,eisen, wensen en ontwerpbeperkingen.

Doel

  • Het verkrijgen van een compleet en concreet eisenpakket waaraan het beoogde projectresultaat moet voldoen (soms uitgewerkt in termen van randvoorwaarden, functionele en operationele prestaties/eisen/wensen (wat wordt van het beoogde projectresultaat verlangd?).

Start

  • Een goedgekeurde projectopdracht.

Activiteiten

  • Het verzamelen van basismateriaal
  • Het interviewen van de opdrachtgever, gebruikers en beheerders en onderzoek doen om zo achter de eisen te komen
  • De eisen toewijzen aan deelprojecten (als deze er zijn)
  • Toetsen of je alle eisen verzameld hebt door eisen te sorteren in vier categorieën
    • Randvoorwaarden: dit zijn eisen waaraan het projectresultaat onvoorwaardelijk moet voldoen. Deze  komen vanuit de omgeving waar het project op moet aansluiten, van weg- en regelgeving (zoals huisstijl)
    • Functionele eisen: deze geven aan wat het projectresultaat straks moet presteren, wat het moet doen of kunnen. Ze zijn vaak af te leiden van de na te streven doelen of de op te lossen problemen
    • Operationele eisen: deze zijn afkomstig van wat de gebruikers, klanten en anderen met het projectresultaat kunnen, willen of moeten doen. Bij gebruikers gaat het ook om degenen die het projectresultaat moeten beheren en onderhouden
    • Ontwerpbeperkingen: deze zijn afkomstig van de makers, wat zij handig vinden. Bedenk dat een goede ontwerpbeperking voorkomt dat ‘er weer een wiel wordt uitgevonden’, maar een teveel aan ontwerpbeperkingen leidt niet gemakkelijk tot een evenwichtig projectresultaat.

Einde

  • Een goedgekeurd projectprogramma.

Aandachtspunten:

  • vermijd vage eisen
  • beter nu een felle discussie over conflicterende eisen dan in een latere fase
  • een randvoorwaarde die is vergeten heeft altijd dramatische consequenties.
Tekst groter

Specificeer en sorteer eisen

De inhoudelijke eisen bepalen het 'wat' van een project. De verzamelde eisen dienen compleet, concreet en eenduidig te zijn. Daarom is het nodig in de definitiefase gericht te zoeken naar doel, belang en herkomst van de eisen (en wensen).

Bij het opsporen en sorteren van projecteisen in de definitiefase van een project is het van belang compleet, concreet en eenduidig te blijven. Daartoe is het nodig gericht te zoeken naar doel, belang en herkomst van de eisen (en wensen). Immers de eisen bepalen het wat van een project.

Wat te doen?

  • specificeer de randvoorwaarden (eisen waaraan het projectresultaat onvoorwaardelijk moet voldoen) waaronder de vigerende en van toepassing zijnde wetgeving, maar ook de relaties met de relevante omgeving. Ga daartoe na waar het projectresultaat straks op moet aansluiten en waar het dan rekening mee moet houden
  • specificeer de functionele eisen door aan te geven wat het projectresultaat straks moet presteren, wat het moet doen of kunnen. Zoek deze eisen vooral bij de opdrachtgever; ze zijn vaak af te leiden van de na te streven doelen of de op te lossen problemen
  • specificeer de operationele eisen door na te gaan wat de gebruikers, klanten met het projectresultaat kunnen, willen of moeten doen, Bij gebruikers gaat het ook om degenen die het projectresultaat moeten beheren en onderhouden; soms zijn 'gebruikers' de mogelijke slachtoffers
  • specificeer de ontwerpbeperkingen door na te gaan wat de makers handig vinden, welke eisen zij van nature op welke wijze vormgeven. Bedenk dat een goede ontwerpbeperking voorkomt dat 'er weer een wiel wordt uitgevonden'. Maar een teveel aan ontwerpbeperkingen leidt niet gemakkelijk tot een evenwichtig projectresultaat

Enkele tips:

  • een vage eis is geen eis; een onhaalbare eis mag ook niet geaccepteerd worden. Problemen:
  • eisen mogen onderling niet strijdig zijn
  • vanaf randvoorwaarden via functionele en operationele eisen tot en met ontwerpbeperkingen, neemt het gewicht (de prioriteit) af.
Tekst groter

Maak deelprojecten

De behoefte aan deelprojecten ontstaat vooral bij grotere projecten. Deelprojecten maken het mogelijk om beter overzicht over het gehele project te behouden. Tevens geven ze inzicht

Werken met deelprojecten vereist een eenduidige specificatie van alle relevante interfaces of relaties tussen die deelprojecten. Ook vereist het een bewaking van die interfaces tegen onbevoegd en onbewust wijzigen. Deelprojecten bieden de mogelijkheid om het project op compleetheid of volledigheid te toetsen.

Wat te doen?

  • splits het project op in deelprojecten. Deelprojecten zijn logisch bij elkaar horende brokken werkzaamheden binnen een project, waarbij:
    - de afstemming met andere brokken relatief eenvoudig is
    - binnen een brok de afstemming vooral verloopt op grond van ervaring, know how etc.
  • objectgerichte invalshoek
    - disciplinegerichte invalshoek
    - volgordegerichte invalshoek
    - prestatiegerichte invalshoek
    - plaatsgerichte invalshoek
  • specificeer elk deelproject
  • wijs de eisen van het project toe aan de deelprojecten
  • specificeer alle interfaces (relaties) tussen deelprojecten (eisen en werkzaamheden).

Een aantal tips:

  • hoe meer deelprojecten > hoe meer relaties er te bewaken zijn
  • hoe meer deelprojecten > hoe meer parallel werken mogelijk is
  • logische deelprojecten passen niet altijd naadloos in de bestaande permanente organisaties die aan het project participeren.
Tekst groter

Voer de ontwerpfase uit

De ontwerpfase is bedoeld om een gedetailleerd uitgewerkte oplossing/ontwerp te krijgen. Hoe gaat het projectresultaat er in detail uitzien?

Doel:

De ontwerpfase start met een goedgekeurd projectprogramma en eindigt met een goedgekeurd projectontwerp.

Activiteiten in de ontwerpfase:

  • hedetailleren van het projectprogramma
  • het onderzoeken van ‘make or buy’-mogelijkheden
  • het zoeken naar oplossingen/ontwerpen per deelproject
  • het zoeken naar/ontwerpen van projecthulpmiddelen
  • het afstemmen van deelprojecten en projecthulpmiddelen
  • het bijstellen na het beproeven van de deelontwerpen
  • het opstellen van het definitieve projectontwerp
  • het detailleren en aanpassen van het activiteitenoverzicht:
    • voor de eerstkomende fase gedetailleerd
    • voor alle overige fasen globaler.

Hoe maak je het projectontwerp?

  • leg de ontwerpschema's (ontwerptekeningen, gedetailleerde inhoudsopgaven, lay-outs, et cetera) vast:
    • voor het hele project
    • per deelproject
    • tot in detail
  • beschrijf de realisatiemethoden (kwalitatief)
  • beschrijf de realisatiehulpmiddelen (kwalitatief)
  • leg het plan van aanpak vast:
    • voor de voorbereidingsfase gedetailleerd
    • voor de overige fasen globaler
  • leg de uitkomsten, gegroepeerd per beheersaspect, vast van de beheersactiviteiten die tijdens de ontwerpfase zijn uitgevoerd:
    • de beheerseisen, met marges;
    • de bijbehorende beheersplannen;
    • de bijbehorende afspraken voor de voortgangsbewaking.

Aandachtspunten:

  • het wat bepaalt het hoe, niet andersom
  • ga niet verder als je niet weet hoe het projectresultaat eruit moet gaan zien
  • een goed ontwerp kan worden gemaakt, gebruikt en onderhouden. Maar het zal ook ooit eens vernietigd (moeten kunnen) worden
  • voorkom dat de ontwerpers eindeloos door blijven peuteren. Het ontwerp moet alleen maar goed genoeg zijn
Tekst groter

Voer de voorbereidingsfase uit

Het doel van de voorbereidingsfase is het verkrijgen van een exacte beschrijving van het te realiseren resultaat zodat de uitvoering /realisatie van het projectresultaat vlekkeloos kan en zal verlopen (met één druk op de knop...)

De voorbereidingsfase start met een goedgekeurd projectontwerp en eindigt met een goedgekeurd realisatieprogramma.

Activiteiten in de voorbereidingsfase:

  • het uitwerken van de detailontwerpen
  • het opstellen van realisatie-instructies en dergelijke
  • het inkopen/aanmaken van hulpmiddelen (kwantitatief)
  • contact opnemen met te contracteren derden (toeleveranciers)
  • het opleiden (instrueren) van degenen die de realisatie gaan uitvoeren
  • het detailleren en aanpassen van het activiteitenoverzicht:
    • voor de realisatiefase gedetailleerd
    • voor de nazorgfase globaler.
  • het opstellen van het realisatieprogramma (draaiboek)

Aandachtspunten:

  • doe al het mogelijke zodat er, menselijkerwijs, niets mis kan gaan in de realisatiefase
  • anticipeer op het mogelijke en accepteer het onmogelijke
Tekst groter

Voer de realisatiefase uit

Tijdens de realisatiefase is het motto: in één keer perfect maken van het resultaat. Dus: het realiseren van dat wat in voorgaande fases werd bedoeld, verwacht en afgesproken.

De realisatiefase start met een goedgekeurd realisatieprogramma en eindigt met een goedgekeurd nazorgprogramma.

Activiteiten

  • Het contracteren van derden
  • Het uitvoeren van het programma
  • Het opstellen van documentatie voor de nazorgfase (gebruik, beheer en onderhoud)
  • Het trainen (opleiden) van de gebruikers en zo nodig van de beheerders en van het onderhoudspersoneel
  • Het detailleren en aanpassen van het activiteitenoverzicht voor de nazorgfase
  • Het opstellen van een nazorgprogramma.

Einde

  • Een goedgekeurd nazorgprogramma.

Aandachtspunten:

  • het projectresultaat moet nu echt helemaal klaar zijn
  • hier is het allemaal begonnen
  • er moet zijn voorzien in gebruik, beheer en onderhoud van het projectresultaat. Maar ook in de sloop van het projectresultaat
Tekst groter

Voer de nazorgfase uit

De nazorgfase is de belangrijkste fase van alle fasen. Hierin vindt het gebruik, beheer en onderhoud van het projectresultaat plaats.

Gebruik het projectresultaat

  • beheer het projectresultaat
  • onderhoud het projectresultaat
  • onderhoud de hulpmiddelen verbeter 
  • modificeer het projectresultaat en de hulpmiddelen
  • optimaliseer het gebruik, beheer en onderhoud van het projectresultaat sloop
  • vernietig of vervang het projectresultaat

Aandachtspunten:

  • doelen nastreven en problemen verminderen. Met behulp van het projectresultaat kan dat pas in de nazorgfase
  • de nazorgfase behoort tot het project in ruime zin. Dit project in ruime zin loopt vanaf het onbekende begin van de initiatieffase tot het onvoorspelbare einde van de nazorgfase
  • vooral de nazorgfase moet goed worden begonnen