Beslissen

Tekst groter

Beslissen

Beslissen in projecten gebeurt per fase. Hoe? Door integraal te kiezen, te autoriseren, te accepteren, goed te keuren, te fiatteren en vrij te geven van wat er tot het beslismoment is bereikt en van de daarbij behorende beheersplannen. De initiatieffase heeft geen startdocument en de nazorgfase geen einddocument. Dit resulteert in vijf beslisdocumenten.

Wat te doen?

  • zorg voor een complete beslissing (welk resultaat, welk plan van aanpak en welke beheersplannen voor T(ijd), G(eld), K(waliteit), I(nformatie) en O(rganisatie).
  • zorg ervoor dat de beslissing is gericht op acceptatie en committment
  • zie erop toe dat de beslissing haalbaar is. Gezien de risico’s, uitgedrukt in marges van de beheersaspecten
  • beslis in volgorde van belangrijkheid
  • maak van elke beslissing vooral een wilscontract.
Tekst groter

Aandachtspunten:

  • het gaat niet om de handtekeningen onder een beleidsdocument. Het gaat vooral om een goed begrijpen van wat er komen  gaat. Dat ook willen en kunnen begrijpen
  • een beslisdocument moet eenduidig zijn. Zodra daar discussies over ontstaan, moet de wijzigingsprocedure in werking worden gesteld
  • een beslisdocument is nooit af; daarom is er ook een wijzigingsprocedure nodig
Tekst groter

Maak de projectopdracht

De projectopdracht is het startdocument voor het project. Daarmee komt een formeel einde aan de ‘beginloze’ initiatieffase.

Wat te doen:

  • leg de conclusies, afspraken en uitkomsten van de initiatieffase vast:
    - de problemen of doelen waarin dit project moet bijdragen. Het waarom, eventueel inclusief aannames, aanleiding e.d.
    - het beoogde projectresultaat, wat wel
    - de afbakening, wat hoort er niet bij
  • leg het plan van aanpak vast:
    - voor de definitiefase gedetailleerd
    - voor de overige fasen globaler
  • leg de uitkomsten van de beheersactiviteiten, die tijdens de initiatieffase zijn uitgevoerd, vast. Gegroepeerd per beheersaspect:
    - de beheerseisen, met marges
    - de bijbehorende beheersplannen
    - de bijbehorende afspraken voor de voortgangsbewaking.

Een aantal tips:

  • de projectopdracht is nooit af
  • de projectopdracht moet door alle betrokkenen gedragen en dus begrepen worden. Ze bevat immers de geldende afspraken tussen opdrachtgever en projectleider
  • voor meer dan 75% kan het project volgens de projectopdracht uitgevoerd worden
Tekst groter

Maak het projectprogramma

Met een goedgekeurd projectprogramma komt een formeel einde aan de definitiefase waarin het programma van eisen is vastgelegd. Als je niet nauwkeurig genoeg weet wat er klaar moet zijn, heeft doorgaan geen zin.

Hoe maak je het projectprogramma?

  • Leg de eisen vast die gesteld zijn aan het projectresultaat
  • Leg vast welke eisen aan deelprojecten zijn toegewezen
  • Leg de relaties (interfaces) tussen deelprojecten vast
  • Leg het plan van aanpak vast:
    • Voor de ontwerpfase gedetailleerd
    • Voor de overige fasen globaler
    • Leg de uitkomsten, gegroepeerd per beheersaspect, vast van de beheersactiviteiten die tijdens de definitiefase zijn uitgevoerd
    • De beheerseisen, met marges
    • De bijbehorende plannen
    • De bijbehorende afspraken voor de voortgangsbewaking.

Tips:

  • Een vage eis is geen eis; een onhaalbare eis mag niet geaccepteerd worden
  • Eisen mogen onderling niet strijdig zijn
  • Vanaf de randvoorwaarden via de functionele en operationele eisen tot en met de ontwerpbeperkingen neemt het ‘gewicht’ (het belang) af
  • Ook een projectprogramma is nooit af en moet voortdurend worden geactualiseerd naar de laatst geldende afspraken
  • Een projectprogramma dat te vaak fundamenteel moet worden aangepast, is geen goed projectprogramma.

Projectprogramma

Tekst groter

Maak het projectontwerp

Met een goedgekeurd projectontwerp komt een formeel einde aan de ontwerpfase waarin is vastgelegd hoe het resultaat eruit gaat zien. Ga niet verder als je niet weet hoe het projectresultaat eruit moet gaan zien!

Hoe maak je het projectontwerp?

  • Leg de ontwerpschema’s (ontwerptekeningen, gedetailleerde inhoudsopgaven, lay-outs, et cetera) vast:
    •  voor het hele project
    • per deelproject
    • tot in detail
  • Beschrijf de realisatiemethoden (kwalitatief)
  • Beschrijf de realisatiehulpmiddelen (kwalitatief)
  • Leg het plan van aanpak vast:
    • voor de voorbereidingsfase gedetailleerd
    • voor de overige fasen globaler
  • Leg de uitkomsten, gegroepeerd per beheersaspect, vast van de beheersactiviteiten die tijdens de ontwerpfase zijn uitgevoerd;
    • de beheerseisen, met marges
    • de bijbehorende beheersplannen
    • de bijbehorende afspraken voor de voortgangsbewaking.

Tips:

  • Het projectontwerp vereist veel creativiteit
  • Alles (zoals materiaal, gereedschappen, hulpmiddelen) wat deel uitmaakt van het maken, gebruiken, beheren, verkopen, onderhouden en slopen van het projectresultaat, moet ontworpen worden
  • Een projectontwerp is voor 95% zeker.

Project ontwerp

Tekst groter

Maak het realisatieprogramma

Het realisatieprogramma is het eindpunt van de voorbereidingsfase. Daarmee kan met de realisatiefase worden begonnen. Dit beslisdocument kent een analoge opbouw en totstandkoming; net als de projectopdracht, het projectprogramma en het projectontwerp.

Met een goedgekeurd realisatieprogramma komt een formeel einde aan de voorbereidingsfase waarin is vastgelegd hóe het resultaat gerealiseerd gaat worden. Het realisatieprogramma maakt het mogelijk om in de realisatiefase eenvoudig het overeengekomen resultaat te realiseren.

Hoe maak je het realisatieprogramma?

  • Leg de resultaatschema’s en –tekeningen (productspecificaties,
    bestelspecificaties,et cetera) vast
  • Leg de gespecificeerde onderdelen (stuklijsten, paragrafen en dergelijke) vast
  • Leg de inventarisatielijsten van de overige benodigdheden vast
  • Leg de realisatiemethoden of productieprocessen (kwalitatief) vast
  • Leg de realisatiehulpmiddelen (kwantitatief) vast
  • Leg de inkoopspecificaties/contracten met derden vast
  • Leg het plan van aanpak vast:
    • Voor de realisatiefase gedetailleerd
    • Voor de nazorgfase globaler
  • Leg de uitkomsten, gegroepeerd per beheersaspect, vast van de beheersactiviteiten die tijdens de ontwerpfase zijn uitgevoerd:
    • De beheerseisen, met marges
    • De bijbehorende beheersplannen
    • De bijbehorende afspraken voor de voortgangsbewaking.

Tips

  • Ga niet verder als onbekend is hoe het projectresultaat eruit zal zien nadat het gemaakt is
  • Toch is ook een realisatieprogramma nooit compleet af
  • Voor 99,5 procent moet het nu bekeken zijn.

Realisatieprogramma

Tekst groter

Maak het nazorgprogramma

Dit laatste beslisdocument moet de rest van de levensloop van het projectresultaat mee kunnen. Het is de start van de ‘eindeloze’ nazorgfase. Dit is vooral van belang bij ‘technische’ projecten.

Hoe maak je het nazorgprogramma?

  • Leg de ‘zoals gemaakt’-tekeningen vast (revisietekeningen, ‘as built’-specificaties, et cetera)
  • Leg het plan van aanpak gedetailleerd voor de nazorgfase vast:
    • De gebruikershandleidingen
    • De onderhoudsvoorschriften
    • De sloopinstructies, et cetera.
  • Leg de uitkomsten, gegroepeerd per beheersaspect, vast van de beheersactiviteiten die tijdens de ontwerpfase zijn uitgevoerd:
    • De beheerseisen, met marges
    • De bijbehorende beheersplannen
    • De bijbehorende afspraken voor de voortgangsbewaking.

Tips

  • Ga niet door als niet het complete projectresultaat er is, inclusief het goedgekeurde, complete nazorgprogramma
  • Aanpassen ten behoeve van gebruik, beheer en onderhoud moeten worden bijgehouden en gedocumenteerd. Anders weet al na korte tijd geen mens meer wat er ‘klaar’ is.

Nazorg programma