Beoordeel het project

Tekst groter

Beoordeel het project

Een projectleider zal regelmatig willen weten hoe het er voorstaat met zijn project. Vaak volstaat daarbij de ‘reguliere’ voorgangsbewaking op de beheersaspecten. In bijzondere gevallen zal een speciaal oordeel georganiseerd moeten worden.

Een projectleider zal regelmatig willen weten hoe het er voorstaat met zijn project. Voor zichzelf, maar ook voor zijn opdrachtgever en andere betrokkenen of belanghebbenden. In veel gevallen volstaat daarbij de reguliere voortgangsbewaking op de beheersaspecten. In bijzondere gevallen zal een speciaal oordeel georganiseerd moeten worden. Denk hierbij aan gevallen die betrekking hebben op nieuwe, onverwachte in- of externe kansen of bedreigingen. Of aan een in- of externe partij die een expliciet oordeel wenst. Over het verloop van een project en over de actuele en geplande stand van zaken.

Valkuilen:

  • waar nodig treft men toch geen bijsturingsmaatregelen
  • er bestaat maar een vorm van planning, namelijk de optimistische
  • de rol van de actoren in de relevante omgeving is onduidelijk. Wie mag meedenken, meeweten en meebeslissen
  • er wordt een evaluatie uitgevoerd. Zodat alsnog de ‘zondebokken’ in het project gevonden kunnen worden
  • niemand durft te besluiten dat er geen behoefte meer bestaat aan het resultaat
Tekst groter

Meet het project

Het doormeten van een project is gericht op zo veel mogelijk achterhalen in relatief korte tijd. Het gaat hier om het achterhalen van knelpunten en struikelblokken. Dit meten vindt zeer gestructureerd en gericht plaats. Volledige medewerking van alle betrokkenen is een vereiste.

Wat te doen?

  • oriënteer u op het te meten project. Breng het project en de relevante omgeving ervan in kaart. Verkrijg toegang tot de relevante bronnen (mensen en documenten)
  • verzamel gegevens uit personen en documenten.  Zowel uit het verleden als over de verwachte toekomst van het project
  • beoordeel de beschrijving van het beoogde projectresultaat op eenduidigheid (bij betrokkenen). En op volledigheid (gezien de projectfase)
  • beoordeel het plan van aanpak voor de nog voorziene fasen. Beoordeel op compleetheid en haalbaarheid
  • beoordeel de beheersplannen op gedetailleerdheid, gebruik en bruikbaarheid. Bekijk of er nog voldoende marges in zijn opgenomen
  • stel de projectdiagnose op met het onderbouwde oordeel.

Aandachtspunten:

  • zonder toestemming van alle betrokkenen is goed meten onmogelijk
  • het meten van een project is de basis voor een eventuele verbetertherapie
  • door het meten zelf kan het project al verbeteren
Tekst groter

Laat het project auditeren

Een project-audit is een systematisch, integraal en onafhankelijk onderzoek van een project. Het resultaat van een audit is een onderbouwd oordeel. Met een samenhangende set van concrete aanbevelingen.

Beschrijving

Een project-audit is een systematisch, integraal en onafhankelijk onderzoek van een project. Het onderzoek richt zich op de volgende twee vraagstukken:

  • wordt een project professioneel verantwoord aangepakt en beheerst
  • hoe groot is de kans op succes van het projectverloop?

Wat te doen?

  • bepaal de contouren van de audit. Dus het waarom, de diepgang, de aspecten en de gewenste uitkomsten
  • stel een globaal audit-plan op. Met een doel of scope, een stappenplan of aanpak, met betrokkenen en met de audit-organisatie
  • verzamel basisgegevens over het project. Dus de laatst geldende resultaatspecificaties, activiteiten- en beheersplannen
  • identificeer de kritische succes- en faalfactoren van het project
  • detailleer het audit-plan en verzorg de voorwaarden en hulpmiddelen
  • verzamel, interpreteer en waardeer de, volgens plan benodigde, projectgegevens. Uit interviews of documenten
  • stel het audit-rapport op. Dus de bevindingen en aanbevelingen met eventuele alternatieven. Presenteer het één en ander

Aandachtspunten:

  • bij het beoordelen van een project, voelen mensen zich ook vaak beoordeeld
  • de waarheid over een project is niet altijd gelijk aan een oordeel
  • zij die beoordeeld worden bij een project-audit moeten dat wel willen
Tekst groter

Projectreview

Een projectreview is een interne, integrale, toekomstgerichte bijeenkomst. De projectleider en de belangrijkste actoren en medewerkers van het project nemen hieraan deel. Doel is om iedereen te informeren over de laatste stand van zaken over het project. Daarnaast kan iedereen zo worden betrokken bij een belangrijke voortgangsbeslissing van het project.

Wat te doen?

  • stel de agenda van de review-bijeenkomst op. Met onderwerpen, volgorde, duur en deelnemers
  • bereid de bijeenkomst gedegen voor door aan te geven wat van wie verwacht wordt. Wijs op het open, helpend karakter van de review
  • zorg er tijdens de review voor dat er doorgevraagd wordt. Dat de werkelijke potentiële knelpunten ter sprake komen. Waarbij iedereen betrokken wordt bij het vinden van oplossingen
  • let tijdens de review op dat de interfaces tussen de deelprojecten en de relevante omgeving gerespecteerd blijven
  • zorg voor een eenduidig verslag van de review. Met een eenduidige beschrijving van de beslissingen en afspraken
  • zie, volgens de normale voortgangsrapportages, toe op een correcte uitvoering van de afspraken.

Aandachtspunten:

  • een projectreview dient ervoor om alles weer eens op de rij te krijgen
  • een enkele outsider kan als ‘devils advocate’ bij een projectreview veel waard zijn
  • sommige opdrachtgevers eisen per fase van een project minimaal een review
Tekst groter

Evalueer het project

Ex-post-evaluaties zijn alleen zinvol als er voor toekomstige projecten van geleerd wordt. Bedacht moet echter worden dat ieder project uniek is. Qua resultaat, betrokkenen, omstandigheden, omgeving etc. Voor mensen die veel samenwerken aan soortgelijke projecten is een ex-post-evaluatie zeer aan te bevelen!

Wat te doen?

  • ga na of een evaluatie achteraf zinvol, nodig of nuttig is
  • bepaal de te onderzoeken aspecten, de diepgang, de aanpak/methode en de bronnen
  • inventariseer en beoordeel de achterhaalde gegevens en meningen
  • stel de ‘lessons learned’ op. Verspreid die aan degenen die er van moeten (en willen) leren
  • beleg een ‘lessons learned-sessie’ en bespreek de evaluatie en de (individueel) daaruit te halen leringen.

Aandachtspunten:

  • mensen leren alleen iets indien ze daar individueel voor gemotiveerd zijn
  • een ex-post-evaluatie kan snel ontaarden in het spuien van ergernissen en het elkaar beschuldigen. Daar leren mensen niet zo veel van voor een volgend project
  • een projectevaluatie achteraf moet door en met de mensen die het project gemaakt hebben, worden uitgevoerd