Besturen van programma's

Tekst groter

Besturen van programma's

Programma’s verlopen altijd anders dan op voorhand bedacht. Ze bevinden zich nu eenmaal vaak in dynamische omgevingen die op allerlei manieren invloed uitoefenen op de voortgang. Hoe zorg je er dan voor dat een programma goed toch gaat en blijft lopen? Hoe bereid je je voor en welke maatregelen kun je nemen? In dit derde hoofdstuk van Werken aan Programma's geven we je inzicht in het besturen van programma’s. Daarmee krijg en houd je grip op de planning en de voortgang.

In het hoofdstuk Programmeren bespraken we hoe je komt tot een stevige inhoudelijke aanpak van een programma. De neiging is groot om tijdens dat proces meteen al te beginnen met de uitvoering. Dan gebeurt er tenminste iets! In sommige situaties kan dat prima werken en is het ook goed. Maar met alleen een inhoudelijk plan ben je er nog niet. Je zult bij een programma tot op zekere hoogte ook moeten plannen, bepalen hoe je de voortgang beoordeelt en maatregelen bedenken om het programma de goede kant op te krijgen. We hebben het dan over besturen, het tweede thema bij het managen van programma’s.

Zonder dat besturende (of managende) werk is het lastig te bepalen of het voldoende snel gaat, of het niet te veel kost en of je misschien wel niet meer had kunnen bereiken. Het komt dan vooral aan op je onderbuikgevoel. Ook belangrijk, maar een programma vraagt net wat meer. Het is daarbij zoeken naar een goede balans tussen plannen en loslaten, tussen controleren en vertrouwen. Lang niet alles is te overzien en te voorzien, maar je hebt wel enig houvast nodig om te kunnen beoordelen hoe het staat en of het goed genoeg gaat. Daar gaan we in dit hoofdstuk dieper op in.

Centrale vraag in dit hoofdstuk

Dit hoofdstuk draait om de vraag: Hoe plan, monitor en stuur je op de voortgang van een programma? Daaronder ligt het antwoord op vragen als: Op welke verschillende aspecten kun je een programma plannen en sturen? Hoe zwaar of hoe licht geef je dat vorm? Welke informatie heb je nodig om de voortgang te kunnen beoordelen? Welke maatregelen kun je zoal nemen? En wat maakt het sturen van een programma anders dan het beheersen van een project?

De kernboodschap die we je willen meegeven: Bepaal zorgvuldig op welke aspecten je je richt bij het plannen van het programma en bij het beoordelen van de voortgang. Stem dit goed af op de opgave, de beslissers en de omgeving. Kies zorgvuldig welke informatie je hierbij het meeste helpt en voorkom dat je doldraait in een monitoringscircus.

Besturen in zeven activiteiten

Op Werken aan Programma's werken we dit thema verder uit. Eerst staan we stil bij de vraag waar het bij dit thema om gaat. Vervolgens onderscheiden we zeven activiteiten voor het besturen van een programma en werken die verder uit:

  1. Definiëren van eisen aan de besturing
  2. Plannen van het programma
  3. Opnemen van de stand van zaken
  4. Vergelijken, beoordelen en rapporteren
  5. Voorstellen en kiezen van maatregelen
  6. Nemen van sturingsmaatregelen
  7. Evalueren en actualiseren