Lean en agile - vergroten van de flexibiliteit van organisaties

Tekst groter

Lean en agile - vergroten van de flexibiliteit van organisaties

Agile en lean zijn twee filosofieën gebaseerd op hetzelfde gedachtegoed. Agile is kort en cyclisch werken, waardoor de organisatie sneller en beter kan anticiperen op de marktvraag c.q. klantwens. Tevens bevat zowel Agile als lean de gereedschappen om snel te kunnen reageren op een verstoring of wijziging, omdat er gebruik wordt gemaakt van een 2-4 wekencyclus in plaats van een jaarcyclus. Beide methoden/filosofieën hebben veel aandacht voor (klant)waarde en fouten.

Agile

Met agile wordt de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie verder vergroot, onder meer door het hanteren van een kortere planningshorizon, gericht op de eerstvolgende prioriteiten. Geen uitgebreide strategische studies en plannen. Ook worden verantwoordelijkheden en bevoegdheden lager in de organisatie gelegd waardoor er kortere rapportagelijnen en eenvoudiger rapportage over de voortgang kunnen ontstaan. De aandacht blijft zo liggen op het leveren van toegevoegde waarde in de voortbrengingsketen van producten en diensten. De waarde wordt immers door uitvoerende medewerkers gerealiseerd en gefaciliteerd door het management.

Lean

Lean (productie) is een managementfilosofie die erop gericht is om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspilling. Lean is gebaseerd op principes zoals Toyota ze gebruikt in het productieproces. Het is in het westen opgepakt in het boek The machine that changes the world van Womack e.a., (1990). Toyota spreekt in dit verband over ‘The Toyota way’ waarin de kernwaarden staan als ‘doe de juiste dingen voor het bedrijf, de werknemers, de klant en de samenleving als geheel’. Het is mogelijk om sneller, beter én goedkoper te produceren. Door het personeel te betrekken (denkkracht aanspreken) leidt dat tot flexibiliteit, innovaties en lerend vermogen. Dit lerend vermogen wordt vooral gezocht in dagelijkse stand-ups en het face-to-face en de een-op-een overdragen van ervaringskennis. En hiermee komt de ware kracht van lean tot uiting.

Lean is enerzijds procesmatig werken en slim gebruikmaken van tools en om motivatie en efficiëntie te verhogen. Maar eigenlijk is lean op de eerste plaats een cultuur van werken. Een cultuur die is geënt op ‘permanente verbetering’ en respect voor mensen.

Vijf uitgangspunten van lean

  1. Activiteiten dienen waarde voor de klant te hebben: weet dus welke producten en diensten bijdragen aan de waarde voor de klant, weet waarvoor de klant wil ‘betalen’ en waarvoor niet (= verspilling).
  2. Identificeer de waardenstroom van start tot oplevering: elimineer de activiteiten die geen waarde toevoegen.
  3. Creëer flow: doorlooptijd = bewerkingstijd en elimineer alle stappen in het proces die kunnen leiden tot uitval en verstoring.
  4. Realiseer pull: produceer alleen wanneer een product/dienst door de klant gevraagd wordt: zorg voor minimale tussenvoorraden.
  5. Streef naar perfectie en leer van tegenslagen: volg de DAIMC-cyclus (van Six Sigma).

 

In een proces zijn drie nadelige gevolgen die kunnen optreden, namelijk: muri ("overbelasting"), muda("werk zonder toegevoegde waarde") en mura ("variatie"), waardoor knelpunten en problemen in het proces duidelijk worden. Lean streeft naar het inrichten van stabiele processen (beschikbaarheid, betrouwbaarheid, voorspelbaarheid en eigenaarschap) en het creëren  van gelijkmatigheid door het beheersen en corrigeren van een ongelijkmatige werklast en van overbelasting van medewerkers en het elimineren van verspilling. Bij medewerkers gaat het om aandacht voor ‘hart en ziel’, voor respect en teamwork.

Het gaat om het voorkomen van de acht soorten van verspillingen:

  1. Overproductie: meer of sneller produceren dan de klant vraagt
  2. Overbewerking: meer toevoegen aan het product of de dienst dan de klant nodig heeft
  3. Transport: tussen-, eindproducten, medewerkers en soms zelfs klanten worden verplaatst
  4. Beweging: de medewerker of de klant moet niet-waardetoevoegende handelingen uitvoeren om het product of de dienst te kunnen opleveren of gebruiken
  5. Wachten: de medewerker of klant moet het product of de dienst stilleggen totdat een batchrun, collega of leverancier iets heeft gedaan
  6. Correctie: aan een product of dienst moet voor de tweede keer gewerkt worden omdat er de eerste keer iets fout is gegaan
  7. Voorraad: buffers van hulpmiddelen, materialen en capaciteit die op dit moment niet gebruikt worden
  8. Talent: inzetten van mensen op werk dat ze niet leuk vinden, hen niet uitdaagt of waarvoor ze de kennis en vaardigheden missen.

 

Lean richt zich op het proces om zo het ‘end-to-end’-proces te verbeteren en verspillingen ten aanzien van dieptekennis te verminderen. Six Sigma richt zich op het verkrijgen van dieptekennis van processtappen om zo variantie en fouten te voorkomen.

 

De vijf stappen in het Six Sigma verbeteringsproces zijn:

Define: vastgestelde customer requirements, governance structure, project charter, value stream maps

Measure: input/process/output-indicatoren, operationele definities, dataverzamelplan

Analyse: gevalideerde grondoorzaken, probleemstatement, data analyse

Improve: geïnventariseerde verbeterideeën, voorgestelde oplossingen, resource en budget requirements

Control: geïmplementeerde oplossingen, overdracht naar de proceseigenaar, controlsysteem voor kritieke processen, ingerichte standard procedures, evaluatie.

Een aantal van de principes van lean komen terug in Agile, zoals beschreven in het boek van M. Hoogveld: Agile Managen – snel en wendbaar werken aan continue verbetering in organisaties.

De acht principes die in agile onderkend worden zijn:

  1. Waarde creëren op basis van Minimum Viable Products
  2. Begrijp de klant
  3. Alignement (multidisciplinair team werkend aan één gemeenschappelijk doel)
  4. Empowerment (end-to-end verantwoordelijkheid)
  5. Synchroon en visueel communiceren (met en bij elkaar)
  6. Leren van experimenteren (continue verbetering, falen mag)
  7. Snelheid en flexibiliteit (geen dikke, rigide plannen, maar schetsen)
  8. Accountability (transparantie, eigen evaluatie om te leren en te verbeteren).