De kernvragen bij een organisatiediagnose
-
Is duidelijk waarom de organisatie bestaat (de missie)?
-
Zijn de doelen gecommuniceerd en toetsbaar?
-
Maakt de strategie duidelijk hoe doelen gehaald gaan worden?
-
Hoe ziet de taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling eruit?
-
Hoe zinvol en actueel zijn de systemen?
-
Waaraan besteden managers hun tijd en zijn de acht rollen te onderkennen?
-
Wat beweegt medewerkers om een bijdrage te leveren?
-
Zijn er gedeelde waarden en normen?
-
Waar wordt improviserend, projectmatig en routinematig gewerkt?
1. Is duidelijk waarom de organisatie bestaat (de missie)?
- Is ergens kort en krachtig aangegeven waar de ‘organisatie’ voor staat, wat haar unieke bijdrage aan haar relevante omgeving is?
-
Welke metafoor past bij de organisatie?
-
Heeft de missie een draagvlak bij zowel de top als de overige medewerkers van de organisatie?
-
Is de missie zodanig geformuleerd dat ze richtinggevend is voor het handelen van medewerkers?
-
Vertoont de missie overlap met de persoonlijke doelen van medewerkers?
-
Is de missie toekomstbestendig (twee tot vijf jaar)?
-
Is duidelijk waarom het de moeite waard is om met elkaar de missie van de organisatie na te streven?
-
Is de missie zodanig geformuleerd dat daar doelen van zijn af te leiden?
2. Zijn de doelen gecommuniceerd en toetsbaar?
-
Vloeien de doelen voort uit de missie van de organisatie?
-
Zijn voor ver weg gelegen doelen ook tussendoelen aangegeven?
-
Zijn de doelen onderling consistent?
-
Zijn de doelen bekend bij management en medewerkers?
-
Zijn de doelen richtinggevend voor het handelen in de organisatie?
-
Zijn de doelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdgebonden)?
-
Is afgesproken op welke wijze de doelen bijgesteld kunnen worden als ze niet of te gemakkelijk gehaald worden?
-
Is de wijze van voortgangsbewaking van het nastreven van de doelen afgesproken?
3. Maakt de strategie duidelijk hoe doelen gehaald gaan worden?
-
Volstaat de (bestaande) impliciete strategie?
-
Levert extrapolatie van cijfers een voldoende concrete strategie?
- Is bewust de ingrediëntenmix bepaald?
- . door ontwerp of ontwikkeling?
- . met weinig of veel participatie?
- . volgordelijk of iteratief?
- . middels kwantitatieve of kwalitatieve methode?
- . in hoog of laag tempo?
-
Volgt de strategie uit de doelen van de organisatie?
-
Beschrijft de strategie de acties die nodig zijn om het doel te behalen?
-
Komt de strategie overeen met de tijdshorizon van de geplande acties?
-
Geeft de strategie persoonlijk en groepsopportunisme voldoende ruimte?
-
Is de strategie naar zo veel mogelijk betrokkenen gecommuniceerd?
-
Zijn van de strategie andere plannen (zoals afdelingsplannen, human talentplannen en investeringsplannen) af te leiden?
-
Beschrijft het plan hoe, door wie en hoe vaak de uitvoering wordt bewaakt?
4. Hoe ziet de taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling eruit?
-
In hoeverre wordt er volgens de formele structuur gewerkt?
-
Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk en in balans?
-
Worden werkzaamheden op het laagst mogelijke niveau gecoördineerd?
-
Wat is het dominante coördinatiemechanisme (per afdeling)?
-
Is de structuur afgestemd op de werkprocessen en op de omgevingseisen?
-
Hoe zijn de nadelen van de gekozen indelingsprincipes gecompenseerd? (Denk aan overlegorganen, commissies, werk- en projectgroepen)
-
Is van elke stafafdeling bekend waarom deze nodig is en in welke mate deze normerend of ondersteunend is?
- Is er wel/geen sprake van ’one size fits all’?
5. Hoe zinvol en actueel zijn de systemen?
-
Zijn alle aanwezige systemen nodig in de diverse werkgebieden?
-
Is per systeem aangegeven welke informatie het levert?
-
Is aangegeven op welke wijze er controle op het gebruik van de formele systemen plaatsvindt?
-
Kunnen minimaal de normerende/voorschrijvende systemen worden nageleefd?
-
Is bij voortgangssignalerende systemen aangegeven
-
Welke informatie wordt gegenereerd?
-
Hoe relevant en betrouwbaar deze moet zijn?
- Wie er wat mee moet gaan doen?
6. Waar besteden managers hun tijd aan en zijn de acht rollen te onderkennen?
-
Welke managementtaken worden onderkend en door wie worden ze uitgevoerd?
-
Wat is de toegevoegde waarde van het management?
-
Is er een evenwichtige verdeling van de 8 rollen?
-
Wordt de managementcyclus (bedenken, regelen, toetsen en bijsturen) volledig doorlopen?
-
Is het management zichtbaar en bereikbaar?
-
Laat het management zien wat het waardevol vindt?
-
Van welke machtsbronnen maakt het management meestal gebruik?
-
Wat is kenmerkend in het communiceren (presenteren, luisteren, overleggen) van het management?
-
Is het management sociaalvaardig (conflicthantering, teamvorming, coaching en beoordeling)?
7. Bestaat er bij leidinggevenden een voorkeursstijl van leidinggeven of wordt deze situationeel bepaald?
-
Wat beweegt medewerkers om een bijdrage te leveren?
-
Hoe ziet de kwantitatieve personeelsbezetting er uit (in termen van aantallen medewerkers, leeftijdsopbouw, verloop, verzuim, et cetera)?
-
Is er een afstemming tussen wat de organisatie vraagt in termen van kennis, vaardigheden, houding en gedrag en wat de medewerkers op dit moment kunnen en willen bieden?
-
Voldoet het werk van medewerkers aan de kenmerken van volledigheid, organiserende taken en sociale contacten?
-
Gedragen medewerkers zich proactief voelen ze zich verantwoordelijk voor hun keuzen of gedragen ze zich als ‘slachtoffer’?
-
Worden medewerkers geïnformeerd over de doelen en over de dagelijkse gang van zaken?
-
Bestaat er een ontwikkelbeleid voor de medewerkers (introductie en begeleiding, opleiding en training)?
8. Zijn er gedeelde waarden en normen?
-
Welke waarden en normen vinden welke groepen binnen de organisatie belangrijk en hoe blijkt dat uit hun gedrag?
-
Is er een relatie tussen de cultuur en organisatiestrategie?
-
Welke waarden en normen zijn uit het feitelijke gedrag van mensen af te leiden?
-
Is het duidelijk wat absoluut niet kan?
-
Is de organisatie te typeren als overwegend machtsgericht, rolgericht, taakgericht of persoonsgericht?
-
Welke subculturen bestaan er binnen de organisatie?
-
Zijn er gezamenlijke, de gewenste cultuur versterkende, rituelen?
-
Welke mensen verpersoonlijken (elementen uit) de gewenste cultuur?
-
Worden de mensen die goed presteren, maar die zich niet gedragen volgens de gewenste waarden en normen, toch beloond?
9. Met welke producten en diensten wordt geld verdiend?
- In welke mate wordt er improviserend gewerkt?
- Is het improviserend werk toegewezen aan die mensen die daar goed in zijn (en die dat dus bewust graag doen)?
-
Is dat passend bij het type werk van de organisatie of zou er veel meer op routines en/of projecten moeten worden gestuurd?
-
Op welke criteria is er, per project, gekozen voor de projectaanpak?
-
Is voor elk project een opdrachtgever bekend en weet deze wat hem te doen staat?
-
Heeft de projectleider een projectcontract c.q. projectplan opgesteld?
-
Is bewust gekozen voor de mate waarin (diepgang, volledigheid) de routines zijn vastgelegd?
-
Zijn van de routines de in- en uitvoer en de relaties met andere processen aangegeven?
-
Is elke routine verdeeld in zeven plus of min twee stappen?
-
Is de uitkomst/output/dienst/het product van elke stap omschreven?