Methodiek voor het bepalen van de contracteringsstrategie

Tekst groter

Methodiek voor het bepalen van de contracteringsstrategie

Om gestructureerd en risicogestuurd te komen tot een contracteringsstrategie is het Afwegingsmodel Contracteren ontwikkeld. Het Afwegingsmodel Contracteren werkt als een denkmodel dat met een groep betrokkenen bij het project en deskundigen wordt doorlopen. In dit denkmodel wordt geredeneerd vanuit een starthypothese, een denkbeeldig uitgangspunt voor de afweging:

  • één contract met
  • één opdrachtnemer voor het gehele project
  • voor alle onderdelen van het project (de gehele scope)
  • voor alle fasen van het project (ontwerpen, bouwen, financieren en onderhouden)
  • op basis van functionele eisen
  • en alle risico’s bij de opdrachtnemer.

Deze starthypothese is geen doel op zich en ook zeker geen beoogde uitkomst. Deze dient slechts als startpunt van het denkproces. Afhankelijk van het project en de uitkomst van de gemaakte afwegingen kan zowel een traditioneel bestek als een DBFM de uitkomst zijn. Het gaat hier om een extreem startpunt.

In de praktijk blijkt dat het nauwelijks mogelijk is om projecten met deze starthypothese binnen de gestelde eisen aan tijd, geld en kwaliteit te realiseren. Door echter te starten met een extreme startsituatie, stimuleert het afwegingsmodel om op een gestructureerde wijze stapsgewijs te beredeneren met welke aanpassingen de hypothese wel kan voldoen. Om vast te stellen of de starthypothese voldoet aan de eisen waar het project aan dient te voldoen in termen van tijd, geld en kwaliteit (het inkoopkader), wordt een risicoanalyse uitgevoerd.

Indien uit deze risico’s blijkt dat de starthypothese niet voldoet, kan dat aanleiding zijn om deze met één of meer goed onderbouwde redenen aan te passen. Een dergelijke aanpassing kan bijvoorbeeld bestaan uit het terugnemen van bijvoorbeeld werkzaamheden, risico’s of verantwoordelijkheden door de opdrachtgever, of het in plaats van één contract afsluiten, meerdere contracten afsluiten met verschillende partijen. Een voorbeeld hiervan is het selecteren van een afzonderlijke partij voor het beheer.

Dit aanpassen op basis van risico's gebeurt net zo lang tot dat kan worden vastgesteld dat met de aangepaste hypothese wel aan de eisen van het inkoopkader kan worden voldaan. Deze risicoanalyse kan ook aan het licht brengen dat er nog onduidelijkheden zijn en er dus nader onderzoek noodzakelijk is. Daarnaast kan het resultaat bestaan uit risico's die tot gevolg hebben dat niet kan worden voldaan aan de eisen uit het inkoopkader Het Afwegingsmodel is daarmee een cyclisch model.

Kort samengevat bestaat het Afwegingsmodel Contractering uit zes stappen, waarvan een aantal herhaald doorlopen dienen te worden:

  1. het formuleren van het inkoopkader
  2. het definiëren van de starthypothese
  3. de risicoanalyse
  4. eventueel nader onderzoek
  5. het beantwoorden van de vraag: voldoet de (start)hypothese?
  6. het aanpassen van de starthypothese, gevolgd door een nieuwe risicoanalyse op die aanpassing.

Het afwegingsmodel is hieronder schematisch weergegeven.