Kiezen voor de juiste aanbestedingprocedure

Tekst groter

Kiezen voor de juiste aanbestedingprocedure

De gekozen contracteringsstrategie heeft gevolgen voor de organisatie en werkwijze van de opdrachtgever.In dit hoofdstuk wordt in kort bestek ingegaan op enkele veel gebruikte aanbestedingsprocedures en hoe te kiezen voor de ‘juiste’ procedure.

Tekst groter

Het soort aanbestedingsprocedure

Europees aanbesteden?
Het selecteren van een Opdrachtnemer kan op heel uiteenlopende manieren gebeuren, waarbij het nogal wat uitmaakt of er sprake is van een publieke of een private opdrachtgever. Deze laatste zijn in principe geheel vrij in de keuze op welke wijze een opdrachtnemer wordt geselecteerd.

Wanneer het gaat om publieke opdrachtgevers die tevens voldoen aan de definitie van “aanbestedende dienst” zoals die is omschreven in de Europese aanbestedingsrichtlijnen (die voor Nederland zijn omgezet in de Aanbestedingswet 2012), gelden hiervoor gedetailleerde regels: het aanbestedingsrecht. Voor de toepassing van deze regels is allereerst van belang om wat voor soort opdracht het gaat (zijn de Europese aanbestedingsregels überhaupt op het type opdracht van toepassing en zo ja, gaat het om werken, leveringen of diensten) en wat de omvang daarvan is. Onder de relevante drempelbedragen zijn nationale regels van toepassing en daarboven wordt het regime grotendeels bepaald door uit Europa afkomstige regelgeving.

Tekst groter

Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet gelden er ook wettelijke regels voor niet-Europese, nationale aanbestedingsprocedures. Hierna wordt ervan uit gegaan dat er steeds sprake is van een Europese aanbesteding. Dit zal voor (infrastructurele) bouwprojecten in de praktijk immers in het merendeel van de gevallen het geval zijn. Dit laat echter onverlet dat verschillende onderwerpen die worden besproken ook relevantie kunnen hebben voor nationale aanbestedingsprocedures.

Tekst groter

Soorten aanbestedingsprocedures

Voor de Europese aanbesteding van (infrastructurele) bouwprojecten komen, behoudens uitzonderingsgevallen, drie aanbestedingsprocedures in aanmerking: de openbare procedure, de niet-openbare procedure en de concurrentiegerichte dialoog.

Alledrie de procedures zijn wat betreft verloop en voorschriften beschreven in de aanbestedingswet. De openbare procedure en de niet- openbare procedure kunnen worden beschouwd als de reguliere procedures. Aan de toepassing van de concurrentiegerichte dialoog zijn in de wet bijzondere voorwaarden verbonden.

Tekst groter

In de Aanbestedingswet staat staan de gevallen genoemd waarin deze procedures gebruikt mogen worden.

Alledrie de procedures kennen deels dezelfde stappen:

  • een publicatie: een openbare kennisgeving van de opdracht die verplicht moet worden gepubliceerd via Tenderned. De publicatie bevat (een verwijzing naar) een beschrijving van de opdracht, de aanbestedingsprocedure, uitsluitingsgronden, minimumeisen, gunningscriteria en contractstukken
  • een periode om een aanbieding te maken: in de praktijk zal het, afhankelijk van het soort opdracht en type contract ook gaan om het maken van ontwerpen en schrijven van Plannen van Aanpak
  • een inschrijving: de aanbestedingsprocedures dienen allen te resulteren in meerdere inschrijvingen. Dit zijn de aanbiedingen van marktpartijen waarmee zij hopen de opdracht te verwerven
  • de beoordeling: om tot de keuze van een winnende inschrijving te komen worden de tijdig ingediende en geldige inschrijvingen beoordeeld. Dit resulteert in een beoordeling en score per inschrijver
  • de gunning: iedere aanbesteding eindigt als het goed is in de gunning van de opdracht aan de partij die de winnende inschrijving heeft gedaan.
Tekst groter

Het maken van een keuze voor de juiste aanbestedingsprocedure

Wat de juiste aanbestedingsprocedure is voor een project hangt voornamelijk af van vijf factoren:

  • de inspanning die wordt gevraagd van inschrijvende partijen
    redelijke transactiekosten Indien voor het maken van een inschrijving een grote inspanning wordt gevraagd van de inschrijvers, is het raadzaam om het aantal inschrijvers met een voorselectie te beperken tot maximaal vijf partijen (concurrentiegerichte dialoog drie partijen)
  • het aantal marktpartijen dat beschikbaar is en verwacht wordt in te schrijven voor een opdracht
    De openbare aanbestedingsprocedure kent geen voorafgaande selectie zoals wel bij de niet-openbare procedure en de concurrentiegerichte dialoog het geval is. Indien verwacht wordt dat er door veel partijen een inschrijving zal worden gedaan, kan dat een reden zijn om het aantal inschrijvers te beperken.
    De wet schrijft voor dat het er dan minimaal vijf moeten zijn. Hiermee wordt voorkomen dat veel partijen zich de moeite getroosten om een aanbieding te maken en de kans om te winnen relatief klein wordt. Zeker indien de inspanning voor het maken van een aanbieding groter is dan alleen het indienen van een prijs (zie ook het voorgaande punt) is dit een overweging.
  • kan de aanbesteder de aan te besteden opdracht en de bijbehorende condities in voldoende mate specificeren en definiëren?
    Zoals hierboven is omschreven, gaan de openbare en niet-openbare procedure ervan uit dat de opdracht zowel technisch als wat betreft juridische en economische condities kan worden gedefinieerd. Dat zal in het merendeel van de gevallen het geval zijn. Is dat niet het geval, of zijn er andere redenen waarom deze twee procedures niet geschikt worden geacht, omdat er behoefte is aan een inhoudelijke interactie met de inschrijvers, dan komt de concurrentiegerichte dialoog als procedure in beeld.
    Hierbij moet echter wel rekening worden gehouden met de hierna genoemde aspecten complexiteit en planning
  • de complexiteit van de procedure Wat betreft complexiteit verschillende de openbare en niet-openbare procedure niet veel van elkaar.
    Het verschil zit hem in de in de niet-openbare procedure uit te voeren voorselectie. Indien deze op te beoordelen inhoudelijke aspecten plaatsvindt, kan dat wat complexiteit en beoordelingsrisico’s toevoegen indien wordt gekozen voor selectie op basis van een inhoudelijke afweging in plaats van loting.
    Wat betreft complexiteit wijkt de concurrentiegerichte dialoog af van de andere twee procedures. Wil er sprake kunnen zijn van een daadwerkelijke dialoog, dan moet daarvoor het juiste proces worden ingericht en ook voldoende tijd worden genomen. Een proces waarin met meerdere partijen tegelijkertijd inhoudelijk wordt gesproken en stukken worden beoordeeld is veeleisend en vraagt veel van het team van opdrachtgever en inschrijvers.
    Het proces is in deze procedure complexer dan in de twee standaard procedures het geval is. Afgewogen moet worden of deze extra inspanning opweegt tegen het voordeel dat de aanbesteder er inhoudelijk mee beoogt te behalen
  • de doorlooptijd en in relatie tot de planning van een project
    Een openbare procedure kent in de regel de kortste doorlooptijd. In de niet-openbare procedure dient nog een voorselectie uitgevoerd te worden, waardoor die wat langer duurt dan de openbare procedure. De concurrentiegerichte dialoog kent de langste doorlooptijd vanwege de dialoog die daarin plaatsvindt.
    Hierin is grote variatie mogelijk, afhankelijk hoe uitgebreid de dialoog moet zijn en hoeveel dialoogfasen daarvoor nodig zijn, van een beetje langer dan de niet-openbare procedure tot aanzienlijk langer: doorlooptijden van negen tot 12 maanden zijn geen uitzondering. Het heeft echter geen zin de duur van de concurrentiegerichte daloog al te zeer te bekorten, om dat dit grotendeels ten koste zal moeten gaan van deze dialoog waarom het juist te doen is.

Uiteindelijk dienen bovengenoemde vier criteria tegen elkaar afgewogen te worden om tot een keuze voor de best passende procedure te komen. In de praktijk wordt bij (infrastructurele) bouwprojecten de openbare procedure gebruikt voor relatief kleine en eenvoudige projecten, veelal op basis van een bestek. Bij de grotere projecten wordt meestal de niet-openbare procedure toegepast. Voor een beperkte hoeveelheid grote en/of complexe projecten wordt de concurrentiegerichte dialoog toegepast.