Kernoverwegingen voor de inkoopstrategie

Tekst groter

Kernoverwegingen voor de inkoopstrategie

Een goede inkoopstrategie draagt in sterke mate bij aan de realisatie van een project binnen de gestelde eisen wat betreft tijd, geld en kwaliteit. Bij het maken van een goede strategie staan de volgende vijf uitgangspunten centraal. Hieronder worden deze kort toegelicht.

1. Vroegtijdig in de planvorming van een project nadenken en besluiten over de wijze waarop de markt zal worden benaderd.

Vroegtijdig nadenken over de optimale inkoopstrategie voor zowel voorbereidingsfase als realisatiefase maakt het mogelijk bewuste en samenhangende afwegingen te maken over:

  • de rol van de markt en de opdrachtgever zelf in beide fases
  • welke onderdelen in de voorbereiding en welke in de realisatiefase worden gedaan en tot welk moment de opdrachtgever zelf verantwoordelijk wil zijn.

2. De inkoopstrategie gebruiken als structurerend hulpmiddel voor de projectvoorbereiding en planfase.

De gekozen contractvorm en het moment van aanbesteden bepalen het gewenste respectievelijk vereiste detailniveau van eisen en overige producten en voorbereidingswerkzaamheden, alsmede wanneer die klaar moeten zijn. De inkoopstrategie kan goed dienen als sturend hulpmiddel bij de voorbereiding van een project.

3. Werken met een risicogestuurde aanpak.

De inkoopstrategie is bij uitstek geschikt om (een deel van de) risico’s die een project bedreigen te beheersen. In veel gevallen zijn keuzes in de inkoopstrategie te beschouwen als risicobeheersmaatregelen. Het centraal stellen van de risico’s van een project helpt om de afwegingen voor de verschillende onderdelen van de inkoopstrategie te maken met steeds diezelfde risico's in het achterhoofd en te sturen op hetgeen echt belangrijk is.

Tevens faciliteert een risicogestuurde aanpak bij het maken van expliciete keuzes op een gestructureerde manier.

4. ​De belangrijkste bouwstenen van de inkoopstrategie: de contractvorm, de aanbesteding, en de wijze van contractbeheersing, dienen onderling samen te hangen.

De inkoopstrategie bestaat uit drie onderdelen:

  • de contracteringsstrategie, waarin de best passende verdeling van verantwoordelijkheden en risico’s wordt bepaald
  • de aanbestedingsstrategie, waarin de optimale wijze van aanbesteden wordt vastgelegd
  • de contractbeheersingsstrategie, waarin wordt bepaald hoe het contract met de opdrachtnemer door de opdrachtgever beheerst moet gaan worden.

5. Sturen op effectieve samenwerking tussen opdrachtnemer en opdrachtgever: niet alleen een expert maar ook een partner in de uitvoering.

Het is belangrijk dat de uitvoering van een project in handen komt van een deskundige opdrachtnemer. Om wat voor deskundigheid het gaat, hangt af van het soort project en het type contract. Ook wil je als aanbestedende dienst een goede realistische aanbieding met een goede prijs/kwaliteit-verhouding.

Deskundigheid en een mooie aanbieding alleen zijn echter niet voldoende om te komen tot een optimaal projectresultaat. Daarvoor is het belangrijk dat beide contractpartijen constructief samenwerken en opportunistisch gedrag van contractpartijen wordt voorkomen of beperkt.

Door te werken volgens deze uitgangspunten, worden keuzes vroegtijdig en expliciet gemaakt, sluiten (plan)voorbereiding en marktbenadering goed op elkaar aan en kan tegelijkertijd optimaal worden gestuurd op de project- en inkoopdoelstellingen alsmede de relevante risico's die daarvoor een bedreiging vormen. Daarnaast wordt actief gestuurd op de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer die het projectresultaat bevorderd.