Het maken van een inkoopplan

Tekst groter

Het maken van een inkoopplan

In het inkoopplan wordt vastgelegd op welke wijze en wanneer de marktbenadering voor een project zal plaatsvinden. Daarmee is het een belangrijk document in de voorbereiding van de marktbenadering. Er zijn zowel inhoudelijke als organisatorische redenen om een inkoopplan op te stellen.

Tekst groter

Waarom een inkoopplan

De aanpak voor de marktbenadering vergt in dat stadium nog een nadere uitwerking en concretisering alvorens contracten en aanbestedingsdocumenten opgesteld kunnen worden. Met het inkoopplan is voor iedereen in het project duidelijk op welke wijze de markt zal worden benaderd en wat daar voor nodig is.

Ook kan er geruime tijd zitten tussen het opstellen van de contracteringsstrategie en het maken van de contract- en aanbestedingsstukken. De aanpak dient dan in het inkoopplan te worden geactualiseerd.

Naast verschillende inhoudelijke aspecten, wordt in het inkoopplan ook beschreven op welke wijze de beoogde marktbenadering en daaropvolgende fases van het contracteringsproces zullen worden aangepakt en georganiseerd, door wie en welke verantwoordelijkheid en bevoegdheid de betrokken hebben. Op die manier wordt geborgd dat de marktbenadering ook organisatorisch mogelijk is.

Tot slot is er over de aanpak van de marktbenadering besluitvorming noodzakelijk. Dat kan op basis van een goed inkoopplan.

Tekst groter

De inhoud van een inkoopplan

Als het goed is, werkt een inkoopplan als een Plan van Aanpak voor de marktbenadering. Er is gemotiveerd in beschreven wat de doelstelling is van het project en het inkooptraject in het bijzonder, wat de scope is van het project en dit inkoopplan, met wat voor soort contract de markt zal worden benaderd, wanneer (planning), met welke procedure(s) (aanbesteding), wat de risico's van het project en de gekozen aanpak zijn en hoe die zullen worden beheerst.

Daarnaast bevat een goed inkoopplan ook organisatorische aspecten: er wordt in vastgelegd wie welke rol heeft en waarvoor verantwoordelijk is gedurende de (voorbereiding van) de marktbenadering. Wie waarover beslist en wat de escalatieprocedure is.