Het belang van een goed doordachte inkoopstrategie

Tekst groter

Het belang van een goed doordachte inkoopstrategie

Met de inkoopstrategie bepaalt de opdrachtgever in een vroegtijdig stadium van een project waar de knip wordt gelegd tussen de activiteiten die door of onder directe verantwoordelijkheid van de opdrachtgever worden uitgevoerd en welke door de te contracteren opdrachtnemer zullen worden gedaan (in inkooptermen geformuleerd: de “make or buy”-beslissing). Hiermee samenhangend worden uitspraken gedaan over de verdeling van de belangrijkste risico's in het realisatiecontract en wanneer en op welke wijze de aanbesteding voor dit contract plaats zal gaan vinden. Deze keuzes stellen bepalende eisen aan zowel de wijze waarop de planfase wordt doorlopen als de manier waarop de marktbenadering wordt voorbereid.

Tekst groter

Richtsnoer voor de voorbereiding

Door te kiezen voor een bepaalde werk- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, wordt duidelijk welke activiteiten de opdrachtgever zelf zal gaan uitvoeren (bijvoorbeeld het aanvragen van bepaalde vergunningen en uitvoeren van bepaalde conditionerende werkzaamheden) en tevens tot welk detailniveau het project moet worden voorbereid: waar moet ruimte blijven voor de opdrachtnemer en waar niet.

Daarnaast ontstaat duidelijkheid over het type contract en aanbesteding dat moet worden voorbereid. De inkoopstrategie vormt zo een richtsnoer voor de wijze waarop de planvormings- en projectvoorbereidingsfase worden ingericht en het fundament onder de marktbenadering. Daarmee wordt ook de basis gelegd voor het succes van de realisatie van een project. Andersom geredeneerd: ongelukkige keuzes in de strategie en de uitwerking daarvan kunnen eenvoudig tot grote problemen leiden in een latere fase.

De strategie moet weloverwogen worden opgesteld met expliciete keuzes en transparante afwegingen vanuit alle disciplines van een project. De gemaakte afwegingen en keuzes dienen vervolgens goed schriftelijk worden vastgelegd in een inkoopstrategie. In een later stadium worden verschillende van deze keuzes voor wat betreft de wijze van inkopen verder uitgewerkt in een inkoopplan.

Tekst groter

Besluitvorming inkoopstrategie

In de inkoopstrategie dienen keuzes te worden gemaakt waarover in de regel ook formele besluitvorming dient plaats te vinden door de opdrachtgevende organisatie en soms ook daarbuiten door andere stakeholders. Pas als de strategie is vastgesteld, kan de verdere voorbereiding en uitwerking van he tproject echt ter hand genomen worden. Het laten vaststellen van de strategie biedt ook de mogelijkheid om de interne organisatie vanaf het begin mee te nemen in de gemaakte keuzes en de gevolgen daarvan.