De inkoopstrategie bepalen met behulp van risico’s

Tekst groter

De inkoopstrategie bepalen met behulp van risico’s

Een belangrijk aspect van het maken van een inkoopstrategie is de risicogestuurde aanpak. Risico's, de beheersing daarvan en de marktbenadering kunnen niet los van elkaar worden gezien.

Voor de beheersing

Allereerst is risicomanagement een logisch hulpmiddel om een project te beheersen en dus ook om het gehele marktbenaderingsproces op een beheerste manier te kunnen organiseren en doorlopen. In dit opzicht hoort risicomanagement ook in deze fase bij de standaard wijze van werken en beheersen.

Voor het contract

Daarnaast bepalen risico’s en de verdeling daarvan in belangrijke mate het karakter van een overeenkomst, samen met de bijpassende verdeling van verantwoordelijkheden. Ze bepalen gezamenlijk wie waarvoor aan de lat staat en welke prestatie van de opdrachtnemer wordt verwacht. Samen met de prijs definiëren ze de business case van een overeenkomst.

De contractering vormt een belangrijk instrument om risico’s in een project te beheersen door middel van passende contractuele voorwaarden. Om deze afweging goed te kunnen maken is kennis van de relevante risico’s, en dan in het bijzonder de uitvoeringsrisico’s, een vereiste.

Voor de aanbesteding

Ook voor de voorbereiding van de aanbesteding is goed zicht op de relevante risico's van groot belang. Risico's kunnen mede beheerst worden door de aanbesteding op een bepaalde manier in te richten en door te kiezen voor bepaalde selectie- en gunningscriteria. Risicomanagement en de beheersing kunnen ook onderdeel gemaakt worden van de gunningscriteria. Bijvoorbeeld door de inschrijvers te vragen een concrete bijdrage te leveren aan de beheersing van opdrachtgeversrisico’s. Op deze toepassingen van risico’s en risicomanagement wordt hierna nader ingegaan.

Om te structureren en keuzes te maken

Tot slot wordt voor verschillende belangrijke afwegingen in de voorbereiding van de marktbenadering een risicogestuurde werkwijze voorgesteld. Daarmee wordt bedoeld dat met het maken van de verschillende onderdelen van de inkoopstrategie niet alleen risico's worden beheerst (zoals hierboven kort is uitgelegd), maar daarnaast risico's worden gebruikt als hulpmiddel om het project inzichtelijk te maken en te structureren bij het maken van afwegingen voor de marktbenadering.

Tekst groter

Risicoinventarisatie als startpunt

In de door ons voorgestelde aanpak begint het nadenken over de marktbenadering met een risicoinventarisatie. In deze inventarisatie worden de voor de marktbenadering relevante risico’s in kaart gebracht. Dit zijn risico’s die betrekking hebben op de uitvoeringsfase van een project die kunnen worden beheerst door bepaalde keuzes te maken in de wijze waarop de marktbenadering wordt georganiseerd: keuzes in het contract en/of de invulling van de aanbesteding. De relevante risico’s zijn achtereenvolgens input voor allereerst het bepalen van de contracteringsstrategie, de aanbestedingsstrategie, en tot slot de contractbeheersstrategie.