Specifieke communicatieve situaties

Tekst groter

Specifieke communicatieve situaties

Zonder (specifieke) communicatieve situaties kunnen mensen in en tussen organisaties niet werken. Bepaalde situaties zoals een overleg, een vergadering, een presentatie, een interview zal de ene mens meer meemaken dan een ander.

Als een sociaal wezen komt een mens in nogal wat communicatieve situaties terecht. Bepaalde situaties zoals een overleg, een vergadering, een presentatie, een interview zal de ene mens meer meemaken dan een ander. Die ander kan weer meer te maken krijgen met een rapportage, een slecht nieuws gesprek, een conflict, een besluitvorming of een contract. Mensen in en tussen organisaties kunnen niet werken zonder (specifieke) communicatieve situaties.

Wat zijn specifieke communicatieve situaties

Een mens kan niet niet communiceren in aanwezigheid van anderen. Bedoeld of onbedoeld communiceert dan iedereen. Specifieke communicatieve situaties zijn die toestanden die bedoeld zijn om te communiceren met een of meer anderen. Van deze situaties bestaat een aantal soorten. Een waterdichte en allesomvattende typologie, bestaat er niet voor. Maar bijna iedereen maakt wel een of meer van de hierna omschreven typen mee.

Specifieke communicatieve situaties met velen tegelijk

Met velen tegelijkertijd communiceren kan zowel schriftelijk als mondeling plaatsvinden. Wanneer een persoon met meer andere ‘tegelijk’ communiceert, kan dat bijvoorbeeld in een vergadering. Maar ook de doelgroep van een presentatie, een training, een workshop en een rapportage bestaat vaak uit meer mensen.

Een op een specifieke communicatieve situaties

Ook in situaties waar een mens met een ander mens doelbewust wil communiceren, kan dat zowel schriftelijk als mondeling. Een slecht nieuws gesprek is een goed voorbeeld van de mondelinge vorm van een ‘een op een’ specifieke communicatieve situatie. Een aanstellings- en ontslagbrief zijn voorbeelden van een ‘een op een’ schriftelijke communicatieve situatie.

Andere specifieke communicatieve situaties

Bij andere situaties waarin iemand mondeling of schriftelijk, met één mens of met veel mensen tegelijk, communiceert, is te denken aan:

  • contracteren
  • discussiëren
  • opstarten van projecten of programma’s
  • onderhandelen
  • interviewen
Bron: Watzlawick, P., J. Beavin en D. Jackson, De pragmatische aspecten van de menselijke communicatie, Bohn Stafleu van Loghum, 1991. Koeleman, H.T., Interne communicatie als managementinstrument, Bohn Stafleu van Loghum, 1997. Michels, W., Basisboek Communicatie, Wolters-Noordhof, 2000.
Tekst groter

Slecht nieuws gesprek

Een slecht nieuws gesprek kan gaan over (o)verplaatsing, degradatie of demotie of salarisreductie. Soms is het slechte nieuws meer privé van aard.

In sommige gesprekken moeten onaangename boodschappen worden medegedeeld. Die zogenoemde slecht nieuws gesprekken kunnen bijvoorbeeld gaan over (o)verplaatsing, degradatie of demotie, salarisreductie. Soms is het slechte nieuws dat een verzoek wordt afgewezen. Ook kan het slechte nieuws in sommige gevallen gaan over meer privé omstandigheden, zoals een sterfgeval of ziekenhuisopname van een naaste. Een slecht nieuws gesprek is een gesprek waarin een van de deelnemers vermoedt dat de andere deelnemer de mededeling onaangenaam zal interpreteren. Doel van het slecht nieuws gesprek is een onaangename of negatieve boodschap over te brengen.

Natuurlijke reacties van gesprekspartners

De gesprekspartners: degene met het slechte nieuws en degene voor wie dat bestemd is, vertonen vaak karakteristieke, maar ineffectieve reacties tijdens een slecht nieuws gesprek.
 
Zo loopt de slecht nieuws gever het gevaar allerlei vermijdingsreacties te gaan vertonen, omdat hij ertegenop ziet de nare boodschap te vertellen. Dit vermijdingsgedrag kan bestaan uit:

  • uitstellen: triviale vragen stellen aan degene voor wie het slechte nieuws bestemd is
  • hang-yourself: met suggestieve vragen de gesprekspartner de nare mededeling zelf laten ontdekken
  • pil vergulden: het slechte nieuws verzachtend, met veel wollig of omstandig taalgebruik brengen
  • justificeren: het uitvoerig met redenen omkleden van het slechte nieuws
  • afstellen: geen gesprek aangaan, maar een brief of nog erger een e-mail sturen.

De ontvanger van het slechte nieuws zal vaak weerstandsreacties en defensieve reacties hebben, omdat het erg onaangenaam is het slechte nieuws te ontvangen. Deze reacties zijn als volgt te typeren:

  • ontkennen: weigeren het slechte nieuws te geloven, de juistheid ervan betwijfelen
  • agressie: zijn of haar boosheid richten op de gever van het slechte nieuws of op derden
  • rationaliseren: verklaringen zoeken, emotie uitschakelen
  • regressie: huilen met de bedoeling het tij te keren

De stappen bij een slecht nieuws gesprek

Een goed voorbereid en uitgevoerd slecht nieuws gesprek bestaat uit een aantal stappen. Deze zijn in de juiste volgorde en intentie te zetten. Openheid en onderling vertrouwen verhogen de effectiviteit van het gesprek.

  • Stap 1: de klap uitdelen. Bij deze stap moet de brenger van het slechte nieuws lange inleidingen en omwegen vermijden. Evenmin moet hij of zij zich te buiten gaan aan spanningsverhogende beschouwingen. De brenger van het slechte nieuws moet daarentegen met het slechte nieuws als het ware in huis vallen. De brenger dient het zo ‘kaal’ mogelijk te brengen, zonder allerlei verzachtende omstandigheden of redenen
  • Stap 2: frustratie verminderen. De brenger van het slechte nieuws kan de frustratie bij de ontvanger verminderen door hem of haar allereerst uitgebreid te laten reageren. De brenger van het slechte nieuws dient de daarbij horende emoties te accepteren. Het is goed wanneer hij of zij op deze emoties oprecht reflecteert maar de inhoud van het slechte nieuws overeind houdt. Indien gewenst en beschikbaar zal de brenger desgevraagd extra informatie (argumenten, achtergronden) kunnen geven
  • Stap 3: probleem aanpakken. In deze stap dient de brenger van het slechte nieuws de ontvanger ervan te helpen bij de verwerking. Dat kan bijvoorbeeld door de ontvanger de consequenties van het slechte nieuws onder ogen te laten zien en door betrokkenheid te tonen. Meedenken met de ontvanger bij de vraag: ‘Wat nu?’, zonder daarbij oplossingen of adviezen op te dringen, hoort evenzeer bij deze stap
  • Stap 4: afronden van het gesprek. De afronding van een slecht nieuws gesprek bestaat uit het (liefst) gezamenlijk trekken van conclusies en het maken van heldere afspraken over het vervolg. Met een oprechte wens tot succes en door de ontvanger veel sterkte toe te wensen, kan de brenger van het slechte nieuws het gesprek beëindigen.
Bron: Schilder, B., Slecht-nieuwsgesprekken, Kluwer, 2001
Tekst groter

Assessments

Een assessment is één van de meest krachtige en objectieve instrumenten om zicht te krijgen op de aanwezige talenten, mogelijkheden van talentontwikkeling en de geschiktheid voor een functie van een individu.

Wat is een assessment

Een assessment is één van de meest krachtige en objectieve instrumenten om zicht te krijgen op de aanwezige talenten, mogelijkheden van talentontwikkeling en de geschiktheid voor een functie van een individu.

Assessments kunnen worden gebruikt in combinatie met HRM-instrumenten zoals competentiemanagement, mobiliteit en loopbaanontwikkeling. Het assessment zelf wordt in toenemende mate in ontwikkelingstrajecten ingezet met andere maatwerkinstrumenten zoals persoonlijk ontwikkelplannen (POP’s), coaching en counselling.
 
Bij een assessment wordt een kandidaat in gesimuleerde situaties gebracht, waarin hij of zij wordt uitgenodigd om zijn of haar talenten te tonen. Daarbij kijkt men onder meer naar:

  • gedrag
  • attitude
  • kennis

De kern van het instrument assessment ligt in “daden”, in concreet gedrag. Assessment gaat er van uit dat vertoond gedrag de beste basis is om uitspraken te doen over toekomstig gedrag. Het gewenste gedrag is vaak afgeleid van het competentieprofiel dat bij een bepaalde functie hoort.
Daarnaast wordt er inzicht verkregen in de attitude van de kandidaat, ofwel zijn basishouding: zijn waarden of normen, zijn mensbeeld, de wijze waarop hij reflecteert en open staat voor leren.
 
Tenslotte kan er in een assessment ook een beeld verkregen worden van de bedrijfskundige, operationele kennis, bijvoorbeeld op het gebied van managementtechnieken, projectmatig werken of veranderkunde. Ook kan een assessment zodanig worden opgezet dat een beeld wordt gekregen van de vakmatige kennis van de kandidaat.
 
Het grote voordeel voor de klant van assessments betreft de reductie van risico’s door:

  • objectiviteit in te brengen
  • een goede basis te leggen voor een match tussen functie en individu
  • een goede basis te leggen voor een visie op de individuele ontwikkelmogelijkheden
  • een hoge mate van acceptatie door de persoonlijke en zorgvuldige terugkoppeling aan de betrokken persoon.