Beslissen in en over programma's

Tekst groter

Beslissen in en over programma's

Gedurende de looptijd van een programma moeten veel beslissingen worden genomen. Starten we deze activiteiten op? Hoe gaan we om met deze nieuwe ontwikkeling? Gaan we door op de ingezette koers of moeten we die misschien verleggen? Dat soort keuzes wil je liefst op een zorgvuldige manier maken. Het vraagt duidelijkheid over wie welke beslissingen neemt en op welke manier de besluitvorming over het programma verloopt. In het vierde hoofdstuk van Werken aan Programma's gaan we dieper in op het thema van beslissen.

Goede besluitvorming zorgt voor helderheid: mensen weten waar ze aan toe zijn. Dit betekent onder meer dat de opdrachtgever op gezette tijden zijn licht moet laten schijnen over de voortgang van het programma en keuzes maakt. Zeker aan het eind van een stadium of een fase daarbinnen wordt van hem gevraagd te besluiten over wat er is gedaan en bereikt, en al dan niet in te stemmen met het voorstel van de programmamanager voor de aanpak van het volgende stadium of de volgende fase.

De programmamanager heeft een belangrijke rol in de besluitvorming in en over een programma. Hij regisseert, creëert de goede momenten en zorgt voor duidelijkheid over de vraag wie welk besluit neemt. Sommige beslissingen neemt hij zelf. Hij ondersteunt het besluitvormingsproces met beslisdocumenten, die ervoor moeten zorgen dat helder is waarover besloten wordt, waar een besluit op gebaseerd is, hoe de belangen liggen, welke alternatieven er zijn en wat de consequenties zijn voor het vervolg. 

Centrale vraag in dit hoofdstuk

In dit hoofdstuk staat deze vraag centraal: Hoe geef je besluitvorming in en over een programma vorm? We kijken ook naar vragen als: Welke beslissingen zijn er zoal te nemen? Wie heeft welke rol in de besluitvorming? En waar moet je aandacht aan besteden bij het maken van keuzes?

De kernboodschap: Expliciteer op welke manier de besluitvorming in en over je programma verloopt en wie daarin welke rol en verantwoordelijkheid heeft. Zorg ervoor dat beslissingen je niet ‘overkomen’. Weet echter dat besluitvorming niet alleen bewust, gepland en gestuurd plaatsvindt, maar voor een groot deel ook onbewust, ongepland en ongestuurd. 

Beslissen in zeven activiteiten

Op Werken aan Programma's werken we dit thema verder uit. Eerst staan we stil bij de vraag waar het bij dit thema om gaat. Vervolgens onderscheiden we zeven activiteiten voor het vormgeven van de besluitvorming in en over een programma en werken die verder uit:

  1. Identificeren welke beslissingen er te nemen zijn
  2. Vaststellen wie welke rol heeft in de besluitvorming
  3. Bepalen welke informatie nodig is en in welke vorm
  4. Vormgeven van het besluitvormingsproces
  5. Sturen en beïnvloeden van het proces
  6. Maken van keuzes en nemen van beslissingen
  7. Uitvoeren en leren van besluiten