Welke problemen willen we oplossen?

Tekst groter

Welke problemen willen we oplossen?

We schetsen hier een aantal vraagstukken die in veel organisaties rond informatievoorziening en ICT spelen. Dit zijn vooral vraagstukken waarin de noodzaak tot verandering een rol speelt, en de samenhang tussen bedrijfsprocessen, informatiesystemen en technologie.

Eilandautomatisering

Vaak is in organisaties in de loop der jaren op vele plaatsen ICT ingezet om bedrijfsprocessen effectiever en efficiënter te ondersteunen. Deze ICT voorzieningen waren vooral gericht op de lokale ondersteuning van een of enkele bedrijfsprocessen. In eerste instantie zijn deze voorzieningen ingericht als losse ‘eilanden’ van automatisering. Met de steeds toenemende functionele en technische mogelijkheden van deze systemen ontstaan er in de loop der tijd gegevensuitwisselingen tussen de verschillende systemen en maken gebruikers steeds vaker gebruik van een combinatie van systemen.

De complexiteit van deze situatie neemt toe naarmate er meer koppelingen tussen deze, van oorsprong als eiland ingerichte, systemen worden gelegd. Dit wordt nog versterkt wanneer de bedrijfsprocessen anders worden ingericht waardoor processen door een combinatie van systemen worden ondersteund. Veel organisaties maken een ontwikkeling door waarbij ze van een productgerichte naar een dienstgerichte structuur gaan. Met thema’s als ‘de klant/patient/leerling/burger centraal’ worden bedrijfsprocessen als het ware gekanteld. Dit levert een enorme uitdaging op aan de kant van de ICT ondersteuning, want de systemen zijn daar niet op ingericht.

Beheersing van de kosten

In het verlengde van de hiervoor geschetste eilandautomatisering doet zich bij veel organisatie ook een probleem van kostenbeheersing voor. Een versnipperd applicatielandschap is zodanig complex dat kosten voor de instandhouding zeer hoog zijn. Wijzigingen kunnen met steeds meer moeite worden doorgevoerd, waardoor in de praktijk nagenoeg alle aandacht, tijd en geld wordt besteed aan beheer en slechts een beperkt deel aan verbeteringen en vernieuwing. Naarmate systemen langer in gebruik zijn neemt de complexiteit toe.

Waarborgen van de continuïteit

Wanneer een organisatie een langere tijd gebruik maakt van ICT voorzieningen is vaak ook de complexiteit van deze voorzieningen in de loop der jaren toegenomen. Door die complexiteit neemt het aantal storingen toe en ontstaan er risico’s voor de continuïteit.

Nog los daarvan kan de levensduur van systemen om verschillende redenen eindig zijn. Systemen kunnen zijn gebaseerd op technologie die niet meer gangbaar is in de markt, waardoor integratie met andere systemen of gebruik van modernere infrastructuur niet meer mogelijk is. Bij pakketoplossingen kan een leverancier om verschillende redenen besluiten het onderhoud te beëindigen.

Reageren op veranderingen in de markt Iedere organisatie moet zich aanpassen aan veranderingen in de markt. Dit is een continu strategisch proces. Het kan gaan om veranderende marktomstandigheden voor wat betreft concurrentie, wetgeving, kostenontwikkelingen, innovatie in de sector etc. Specifiek met betrekking tot ICT kunnen nieuwe ICT ontwikkelingen voor organisaties aanleiding zijn voor, soms zeer ingrijpende, strategische veranderingen.

Om op die veranderingen te kunnen inspelen zal een organisatie zijn bedrijfsprocessen, producten en diensten en organisatieinrichting willen aanpassen. Het is daarbij cruciaal, of de ICT voorzieningen met die verandering kunnen meebewegen en of de ICT voorziening zelfs een ‘enabler’ voor deze verandering kunnen zijn. Vaak doet zich het probleem voor dat de ICT voorzieningen een belemmering zijn voor de gewenste veranderingen doordat wijzigingen niet snel genoeg kunnen worden doorgevoerd of omdat de risico’s van zo’n verandering onvoldoende beheersd kunnen worden.

Samenwerkingen of fusies

Een hele andere uitdaging voor organisaties is de samenwerking of zelfs fusie met een organisatie waarvan de ICT voorzieningen zich onafhankelijk van elkaar hebben ontwikkeld. Net als bij een reactie op veranderende marktomstandigheden zal een samenwerking of fusie leiden tot aanpassingen van bedrijfsprocessen, producten en diensten, en organisatieinrichting. Daar komt alleen nog bij dat de twee verzamelingen van ICT voorzieningen in meer of mindere mate in elkaar geschoven moeten worden.

Het in elkaar schuiven van de ICT voorzieningen kan op allerlei manieren: door voor elke situatie de beste oplossing te selecteren, daar de omgeving van de ene organisatie te laten opgaan in de andere, Kennisbank | 9 maart 2015 | Pagina 33/59 of door te accepteren dat verschillende systemen naast elkaar blijven bestaan. De haalbaarheid en consequenties van deze opties is voor samenwerkende of fuserende organisatie erg ingewikkeld.

De hier geschetste vraagstukken zijn wat ons betreft exemplarisch voor de uitdagingen waarbij architectuur een belangrijke bijdrage in de oplossing kan leveren.

Hoofdstuk inhoudsopgave