Wat is het innovatiepartnerschap?

Tekst groter

Wat is het innovatiepartnerschap?

 

Inleiding

Het innovatiepartnerschap is een nieuwe aanbestedingsprocedure in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 (in werking getreden per 1 juli 2016), bedoeld voor het in samenwerking met de markt ontwikkelen van producten, werken of diensten die nog niet bestaan of die nog een aanmerkelijke verbetering behoeven. Vraagstukken die om innovatieve oplossingen vragen zijn binnen de GWW-sector niet nieuw; denk aan energie-opwekkende wegen, intelligente verkeersmanagementsystemen of duurzamere dijken. Vanuit onze ervaringen met aanbesteden in de GWW-sector hebben we echter gemerkt dat het een hele puzzel kan zijn om een dergelijke innovatie op een goede manier in de markt te zetten. Het innovatiepartnerschap biedt opdrachtgevers in een dergelijk geval meer mogelijkheden om innovatie te stimuleren.

Maar hoe ziet zo’n innovatiepartnerschap er in de praktijk uit? Aangezien de procedure nieuw is, zijn praktijkvoorbeelden vooralsnog schaars. De Aanbestedingswet biedt daarnaast weinig houvast voor invulling van het innovatiepartnerschap. In dit artikel, eerder gepubliceerd als zes opvolgende blogs, nemen wij het innovatiepartnerschap daarom onder de loep. In welke gevallen is de procedure voor u geschikt? Welke keuzes moet u maken en welke stappen moet u doorlopen? We beschrijven daarbij kort de wettelijke kaders en gaan vooral dieper in op een aantal concrete handvatten om een innovatiepartnerschap praktisch invulling te geven, gebaseerd op onze ervaringen met het aanbesteden in de GWW-sector in het algemeen en het aanbesteden van innovatieve trajecten in het bijzonder.

Kenmerken

Het innovatiepartnerschap heeft een aantal opvallende kenmerken die zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer voordelen bieden.

1. Meerdere opdrachtnemers

De opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de opdracht voor het ontwikkelen van de innovatie te gunnen aan meer dan één opdrachtnemer. Er kunnen dus meerdere ontwikkeltrajecten tegelijkertijd naast elkaar lopen, wat de kans op succes kan vergroten.

2. Gunning in fasen

De ontwikkelingsopdracht kan in fasen worden gegund en uitgevoerd. Na elke fase kan de opdrachtgever van één of meerdere opdrachtnemers afscheid nemen of zelfs volledig stoppen met het traject.

3. Vergoeding voor ontwikkeling

De opdrachtnemer(s) die het innovatietraject ingaan ontvangen een vergoeding voor de geleverde inspanningen, ook als het traject niet leidt tot een succesvolle innovatie. Dit maakt het risico voor opdrachtnemers kleiner en kan de bereidheid om te investeren vergroten.

4. Ontwikkelen én uitrollen

In eerste instantie houdt gunning van de opdracht in dat opdrachtnemer aan de slag mag met het ontwikkelen van de innovatie. Als het ontwikkeltraject echter succesvol blijkt, kan de opdrachtgever daarna direct overgaan tot aankoop en uitrol van de innovatie, zonder dat hij daarbij de verplichting heeft om een nieuw aanbestedingstraject op te starten. Voor de opdrachtgever scheelt dat tijd en geld, en de opdrachtnemer loopt niet het risico dat een andere marktpartij er met zijn innovatieve oplossing vandoor gaat.

Randvoorwaarden

Bij het inzetten van een innovatiepartnerschap moet u met een aantal zaken rekening houden:

  • U kunt een innovatiepartnerschap alleen inzetten voor producten, werken en diensten die nog niet (of nog niet met het gewenste prestatieniveau) op de markt zijn. Ook het door ontwikkelen van bestaande maar nog niet bewezen concepten is een mogelijkheid.
  • Het innovatiepartnerschap is (afhankelijk van de betreffende innovatie) vaak een lange procedure, waarbij u voor langere tijd een intensieve samenwerking aangaat met één of meerdere marktpartijen. Het is daarom van belang dat u van tevoren goed nadenkt over de kosten die met de procedure gepaard gaan en de benodigde tijdsinvestering en personele inzet. Ook is het goed om u af te vragen of uw organisatie gesteld staat voor een dergelijk traject.
  • Een innovatietraject biedt geen garantie op een succesvolle uitkomst. Het kan zijn dat u gedurende het traject tot de conclusie komt dat de innovatie niet haalbaar is en dat u het traject moet stopzetten.

Wanneer zet u het innovatiepartnerschap in?

Een innovatiepartnerschap vraagt om commitment en een investering, zowel in tijd als geld. De procedure zal dus niet in alle gevallen de voor de hand liggende oplossing zijn. Hieronder zetten we daarom een aantal punten voor u onder elkaar waarvan wij denken dat ze relevant zijn als u overweegt om een innovatiepartnerschap in te zetten.

In welke situaties is het innovatiepartnerschap interessant?

1. Extra stimulans voor markt

Het ontwikkelen van innovaties is relatief risicovol voor een marktpartij; ze vergen een investering in tijd en geld, succes is niet verzekerd en zelfs bij succes is afname niet verzekerd. Voor marktpartijen kunnen dit belangrijke belemmeringen zijn om in innovatie te investeren. Een innovatiepartnerschap kan een deel van deze risico’s afdekken. De procedure lijkt dan ook vooral geschikt voor de ontwikkeling van innovaties die marktpartijen niet uit zichzelf ontwikkelen omdat dit te risicovol is. U kunt daarbij denken aan innovaties met relatief hoge ontwikkelkosten of een lange terugverdientijd.

2. Maatschappelijke baten

Een vergelijkbare redenatie kan worden gevolgd voor innovaties die voornamelijk maatschappelijke baten opleveren (en geen of nauwelijks financiële baten). De wens om te innoveren kan bijvoorbeeld voortkomen uit een politieke keuze of het bereiken van bepaalde doelstellingen. Denk hierbij aan ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, veiligheid, preventie etc. In dergelijke gevallen kunt u als opdrachtgever zorgen voor een financiële prikkel die het aantrekkelijk maakt voor marktpartijen om in de innovatie te investeren.

3. Economy of scale

Omdat het bij een innovatiepartnerschap gaat om het ontwikkelen van een product, dienst of werk dat nog niet bestaat lijkt het niet voor de hand liggend om een dergelijk traject in te zetten voor een innovatie die u maar eenmaal in kunt zetten. U heeft dan immers maar één keer profijt van de ontwikkelde innovatie. Als u echter investeert in een innovatie die u in meerdere projecten of programmabreed in kunt zetten, valt uw businesscase of maatschappelijke kosten-baten analyse waarschijnlijk gunstiger uit en kunt u de investering terugverdienen (in geld of in maatschappelijke baten).

4. Innovatie op maat

Met een innovatiepartnerschap heeft u de mogelijkheid een product te laten ontwikkelen dat precies aansluit bij uw wensen en randvoorwaarden. Deze wensen en randvoorwaarden geeft u mee aan de opdrachtnemers die het ontwikkeltraject ingaan en gedurende het traject heeft u op verschillende momenten de mogelijkheid om aan deze voorwaarden te toetsen. Na succesvolle afronding van het innovatietraject kunt u direct afspraken maken over inkoop van de innovatie. U krijgt daarmee een innovatie op maat.

Voor welke opdrachtgevers is het interessant?

In de bouw- en infrasector zien wij met name mogelijkheden voor opdrachtgevers die herhaaldelijk grote opdrachten in de markt zetten en opdrachtgevers die een leidende rol spelen op hun terrein. Professionele opdrachtgevers zoals Rijkswaterstaat, provincies en waterschappen zijn partijen die een nieuw ontwikkeld product meerdere malen in zouden kunnen zetten.

Hoe ziet de procedure eruit?

Een schematische weergave van de procedure is te zien in de onderstaande figuur. Zoals te zien kan deze worden ingedeeld in vier fasen: de vraagarticulatie, de mededingingsfase, de ontwikkelfase en de commerciële fase. Hoe smaller de pijl, hoe kleiner het aantal partijen waarmee u te maken heeft. Soms zal het aantal partijen afnemen als u van de ene naar de andere fase gaat (bijvoorbeeld in het geval van gunning), maar het is ook mogelijk om binnen een fase van een partij afscheid te nemen (bijvoorbeeld tijdens een go/no-go moment in de ontwikkelfase). Per fase besteden we aandacht aan de wettelijke kaders, beschrijven we een aantal aandachtspunten en doen we een voorstel voor invulling van de fase.

S1008_Infographic_plaat1.jpg

Hier het plaatje Vraag articulatie etc.

Fase 1: vraagarticulatie

In deze eerste fase bereidt u de procedure voor. Het belang van deze fase valt niet te onderschatten: hoewel u nog niet weet hoe de innovatie er precies uit gaat zien, dient u wel al een beslissing te nemen over alle belangrijke punten van de volgende fasen (deze worden in de volgende blogs besproken). De concrete vraag die u voorlegt aan de markt zal dan ook veelal op een abstracter niveau zijn gedefinieerd dan u gewend bent. De volgende aandachtspunten zijn in de fase van belang:

1. Inventarisatie

Inventariseer bij uw toekomstige gebruikers of klanten waar hun behoeften liggen. Wat mist er in de huidige oplossing? Waaraan zou de innovatieve oplossing volgens hen moeten voldoen?

Het is sterk aan te raden om de markt te consulteren voordat u met de daadwerkelijke procedure start. Zeker in het geval van een innovatie zullen marktpartijen beter op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen, de haalbaarheid en de risico’s. Een marktconsultatie kan u helpen een beeld te krijgen van de bestaande oplossingen en de aanpassingen hieraan die nodig zijn om te komen tot het gewenste resultaat. Daarnaast kan de consultatie ook inzicht geven in de interesse vanuit de markt, welke risico’s de markt bereid is te nemen en welke (potentiële) winst daartegenover zou moeten staan.

Naast potentiële opdrachtnemers is het verstandig ook andere organisaties te raadplegen, zoals kennisinstituten, onderzoekscentra, belangenorganisaties etc. Op die manier krijgt u een zo compleet mogelijk beeld van de mogelijkheden.

2. Inrichten procedure

Als u tot de conclusie komt dat datgene waar u naar op zoek bent nog niet bestaat, of nog niet de prestaties levert waar u naar op zoek bent, dan kan het innovatiepartnerschap een geschikte keuze zijn. Vervolgens gaat u het proces – van aanbesteding tot exploitatie – inrichten. De keuzes die u dient te maken worden in de volgende blogs uitgebreid beschreven. Plan voldoende tijd in om een goede afweging te kunnen maken, en gun uzelf en de potentiële opdrachtnemers zoveel mogelijk ademruimte. Vanwege het onzekere karakter van een innovatie is het immers niet wenselijk en niet realistisch om te veel in detail vast te leggen.

Het eindresultaat van deze fase zijn de aanbestedingsstukken; u bent klaar om de mededingingsfase in te gaan.

Fase 2: mededingingsfase

De vorige fase bent u geëindigd met de aanbestedingsstukken. In de nu volgende fase start de marktbenadering. Deze lijkt nog het meest op de bestaande mededingingsprocedure met onderhandeling. In deze procedure mogen alle geïnteresseerde partijen naar aanleiding van een aankondiging een verzoek doen tot deelneming. De aanbestedende dienst selecteert hieruit de partijen die een eerste inschrijving mogen indienen. De geselecteerde partijen helpen u in deze fase bij het verder ontwikkelen en aanscherpen van de vraag, waarbij door middel van onderhandelingen naar definitieve inschrijvingen wordt toegewerkt. Een belangrijk kenmerk van het innovatiepartnerschap is dat u bij na gunning kunt verdergaan met meer dan één opdrachtnemer.

In de volgende fase (de ontwikkelfase) gaat u langdurig en intensief met de opdrachtnemer(s) samenwerken. U werkt bovendien toe naar een resultaat waarvan u beiden nog niet exact weet hoe het eruit zal komen te zien. Het kiezen van de juiste samenwerkingspartner, met wie u dit traject succesvol kunt doorlopen, is dan ook van groot belang. Wij raden u daarom aan om in de mededingingsfase de volgende uitgangspunten te hanteren:

3. Minimumeisen

In uw selectiecriteria neemt u minimumeisen op die u stelt aan de te selecteren partijen. U kunt hierbij denken aan ervaring met langdurige samenwerking of voldoende capaciteit en ervaring op het gebied van research en development.

4. Vaste prijs

U biedt een vaste vergoeding voor het ontwikkeltraject. Deze vergoeding kan kostendekkend zijn, maar is in ieder geval niet winstgevend. Pas als het ontwikkeltraject is afgerond en u de exploitatiefase ingaat ontstaat voor de opdrachtnemer de mogelijkheid om winst te maken. Op deze manier voorkomt u “freerider-gedrag” van opdrachtnemers die wel het ontwikkeltraject willen doorlopen maar zich niet voldoende inzetten voor de daadwerkelijke innovatie. U kunt gebruik maken van een marktconsultatie om de hoogte van de vergoeding te bepalen.

Ook voor de afname van de te ontwikkelen innovatie kiest u voor een fixed price. In onze ervaring is het inschrijven voor een (te) lage prijs bijna altijd reden voor een verslechterde samenwerking. Met een vaste prijs voorkomt u dat prijs een doorslaggevende rol gaat spelen in de gunningsprocedure (en de daaropvolgende fasen). In plaats daarvan stimuleert u marktpartijen om zoveel mogelijk kwaliteit te bieden voor de genoemde prijs. Tegelijkertijd garandeert u, voor zover mogelijk, dat de prijs realistisch is voor het ontwikkelen van de innovatie.

5. Visie

Voor uw gunningscriteria vraagt u geïnteresseerde marktpartijen om een concept of visie neer te zetten waarin zij beschrijven hoe zij de ontwikkeling van de innovatie voor zich zien. Gezien de onzekere uitkomst van het innovatietraject zal dit noodzakelijkerwijs op hoofdlijnen zijn. Hoe hoger het abstractieniveau van uw uitvraag, hoe meer ruimte mogelijk is voor eigen invulling door marktpartijen en hoe meer variatie in de aanbiedingen. Het concept of de visie kunt u voorleggen aan uw eindgebruikers, bijvoorbeeld door de eindgebruikers onderdeel te laten uitmaken van het beoordelingsteam. Hierdoor heeft u meer zekerheid dat de ideeën van de uiteindelijke opdrachtnemer(s) aansluiten bij die van de eindgebruiker.

6. Samenwerking

U kunt de kans op een goede samenwerking op verschillende manieren stimuleren. Zo helpt het als u een informele sfeer creëert in de mededingingsfase, als u een eerlijke prijs biedt voor de uit te voeren werkzaamheden en een eerlijke verdeling van de risico’s. Ook raden wij aan om een gunningscriterium op te nemen dat betrekking heeft op de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Voorbeelden zijn een ‘partnership plan’, het afnemen van interviews of het doen van (team)assessments. Natuurlijk is hierbij de samenstelling van uw eigen team ook van groot belang.

Fase 3: Ontwikkelfase

Na gunning (het resultaat van de vorige fase) start de ontwikkelfase, waarin de innovatieve oplossing wordt ontwikkeld. Bijzonder aan deze fase is de intensieve samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer(s). Gezien de onzekere uitkomst van het traject (er is immers geen garantie op een succesvolle innovatie) bent u als opdrachtgever gebaat bij een opdrachtnemer die met u meedenkt. De volgende aandachtspunten zijn hierbij van belang:

1. Partijen

Zoals eerder opgemerkt biedt het innovatiepartnerschap de mogelijkheid om te gunnen aan meer dan één opdrachtnemer. Voordelen hiervan zijn dat u risico’s kunt spreiden en de kans op een succesvol ontwikkeltraject vergroten. Ook kan het voorkomen dat u terecht komt in een vendor lock-in, waarbij u afhankelijk wordt van één marktpartij. Het verdergaan met meerdere opdrachtnemers brengt echter ook extra kosten met zich mee. U betaalt immers elke opdrachtnemer een vergoeding voor het ontwikkeltraject. Daarnaast is het van belang om te zorgen dat alle opdrachtnemers gelijk worden behandeld. Of en onder welke voorwaarden u met meer dan één opdrachtnemer in zee gaat, dient u van tevoren te bepalen.

2. Voortgang

U kunt in deze fase verschillende beslismomenten definiëren waarop u van één of meerdere opdrachtnemers afscheid kunt nemen (‘go/no-go’). Opdrachtnemers die kunnen laten zien dat ze voldoende vooruitgang hebben geboekt en dat ze voldoen aan de door u opgestelde kwaliteitscriteria gaan door, opdrachtnemers die hier niet aan voldoen kunt u uitsluiten van verdere deelname. Ook volledig stoppen met het traject is mogelijk. Op deze manier houdt u grip op het traject en garandeert u dat u alleen betaalt voor ontwikkeling die daadwerkelijk ‘levensvatbaar’ is. Natuurlijk is het voor de opdrachtnemer(s) van groot belang om van tevoren voldoende duidelijkheid te hebben over deze voortgangsafspraken. U kunt de beslismomenten bijvoorbeeld koppelen aan verschillende fasen van het ontwikkeltraject.

3. Risico’s

Gun uzelf en de opdrachtnemer voldoende ademruimte om te kunnen omgaan met de onzekerheden van het ontwikkeltraject. Hierbij hoort in ieder geval een eerlijke verdeling van risico’s. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om opdrachtnemer(s) een vergoeding te betalen die niet geheel kostendekkend is. Een deel van het risico dat het ontwikkeltraject niet succesvol wordt afgerond komt daarmee bij opdrachtnemer(s) te liggen. In dat geval is wel van belang dat opdrachtnemer(s) de kans krijgen deze investering in de commerciële fase terug te verdienen.

4. Resultaat

Het resultaat van de ontwikkelfase zou een proof of concept moeten zijn; u wilt immers zeker weten dat de ontwikkelde innovatie in de praktijk ook werkt. Indien u in deze fase met meerdere opdrachtnemers samenwerkt, kunt u de fase eindigen met een ‘minicompetitie’ tussen de overgebleven opdrachtnemers. De fixed price die u in de mededingingsfase heeft afgesproken wordt dan een plafondprijs. Op deze manier kunt u kiezen voor de opdrachtnemer die het gewenste kwaliteitsniveau kan realiseren voor de laagste prijs. Ook kunt u de mening van uw klanten of eindgebruikers mee laten wegen in uw uiteindelijke keuze. U kunt ook doorgaan naar de commerciële fase met meer dan één opdrachtnemer.

Fase 4: Commerciële fase

Als de ontwikkelfase succesvol wordt afgerond, kunt u doorgaan naar de commerciële fase. In deze laatste fase vindt uitrol plaats van het ontwikkelde product. Aangezien de ontwikkelfase voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer een investering betekent, is het van belang dat beide partijen in de commerciële fase die investering ‘terug kunnen verdienen’. Om de kans op succesvolle uitrol zo groot mogelijk te maken adviseren wij om rekening te houden met het volgende:

1. Businesscase

Van tevoren werkt u – voor zover mogelijk – een businesscase uit. Dit kan ook een maatschappelijke kosten-baten analyse zijn. Welke opbrengsten of meerwaarde verwacht u van de innovatieve oplossing? Welke risico’s bent u bereid te nemen en hoeveel bent u bereid te investeren?

Ook voor de opdrachtnemer werkt u een businesscase uit. Wat denkt u de opdrachtnemer aan het einde van het traject te kunnen bieden? Staat dat in redelijke verhouding tot de investering die hij dient te maken? U kunt ervoor kiezen de opdrachtnemer(s) in de ontwikkelfase meer (financieel) risico te laten dragen. Is er een redelijke kans dat opdrachtnemer dat terugverdient?

2. Uitrol

U maakt van tevoren afspraken met opdrachtnemer over de manier waarop de uitrol plaatsvindt. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat de opdrachtnemer voor een bepaalde tijd uw preferred supplier wordt, of dat u een minimaal aantal producten afneemt.

3. Intellectueel eigendom

Ook over de verdeling van het intellectueel eigendom maakt u afspraken. Hierin bent u relatief vrij. Vaak is het niet nodig om het intellectueel eigendom volledig bij uzelf te leggen. Als opdrachtnemer het intellectueel eigendom verkrijgt en de innovatie ook kan verkopen aan andere opdrachtgevers is hij waarschijnlijk bereid om grotere risico’s te nemen.

Conclusie

Het innovatiepartnerschap biedt opdrachtgevers nieuwe mogelijkheden voor het realiseren van innovatieve oplossingen voor hun vraagstukken. Opvallendste kenmerk van de procedure is de langdurige en intensieve samenwerking die opdrachtgever en opdrachtnemer(s) met elkaar aangaan. Het is daarom van belang dat u, voordat u aan de procedure begint, goed nadenkt over de manier waarop u deze samenwerking vorm wilt geven. Hoe wilt u het intellectueel eigendom verdelen? Hoe geeft u de gunningscriteria zo vorm dat een goede samenwerking wordt bevorderd? Welke afspraken maakt u over afname in de commerciële fase? De adviseurs van Twynstra Gudde hebben veel ervaring met het combineren van aanbestedingsstrategieën met samenwerkingsvraagstukken. We helpen u graag bij het maken van deze keuzes. Wilt u meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact op met Simone Wevers (swr@tg.nl) of Ruud Schrauwen (rsw@tg.nl).