Projecten zijn geheel of gedeeltelijk te managen met scrum

Tekst groter

Projecten zijn geheel of gedeeltelijk te managen met scrum

Scrum is een projectmanagement-aanpak, of betere manier van werken, waarbij afscheid is genomen van het traditionele blauwdruk denken (als die al ooit echt bestaan heeft). Het is een manier van werken die op veel unieke vraagstukken toepasbaar is en die gekenmerkt wordt door ervarend leren. 

Tijd en geld liggen vast, niet het op te leveren product

Al weer een jaar of tien, eerst voorzichtig maar nu met alle heftigheid, hebben veel projectleiders in de ICT nu Scrum omarmd. In de kern van scrum staat het voornemen om elke 2 tot 4 weken een werkbaar product op te leveren, om zo te leren van ervaringen. Als gebruiker van bijvoorbeeld een iPhone ervaar ik regelmatig deze kort denken-doen-implementeren-leren cyclus: zo stuurt mijn bank elke paar weken weer een correctie of nieuwe functionaliteit, laat iOS van Apple me om de paar weken weer een aanvulling of verbetering downloaden. De waarde van scrum is voor dit type ‘projecten’ bewezen maar of het ook voor complexe opgaven met veel interfaces geschikt is, daarover lopen de meningen nog uiteen.

Wat even wennen is, is de verschuiving van prioriteiten. In de meeste projectmanagement- methoden liggen de op te leveren producten/functies vast en zijn tijd en geld min of meer variabel. Bij scrum staan tijd en geld vast en is er sprake van een zekere flexibiliteit inzake de op te leveren producten. Anders gezegd: “je gaat ervan uit dat niet alles opgeleverd wordt” het is klaar als het tijd is. Er wordt gewerkt in volgorde van belangrijkrijkheid van de diverse functies of features. Een kernbegrip is wel MVP: Minimal Viable Product.

Scrum kent een eigen taal

Met de methode komt ook een eigen taal. Zo heet de begeleider van het ‘project’ de scrummaster, het begin heet kick-off, werk wat gedaan wordt heet iteratie of sprint, de baas of klant heet product-owner, de eisen worden verwoord in een user story, de eisen en wensen staan in de product-backlog, criteria waaraan een product moet voldoen om zo te beoordelen of het product goed genoeg is om op te leveren, heet definition of done; vergaderen heet een stand-up; terugblikken heet retrospective en flexibel of wendbaar heet agile.

In scrum is er geen: plan van aanpak, projectmanager, stuurgroep, voortgangsrapportage, beslispunt of faseovergang. Maar wat dan wel?

Er zijn drie belangrijke rollen in de scrumaanpak

De product-owner:

  • Is verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van het product
  • is verantwoordelijk is voor de Product Backlog
  • is één persoon met mandaat om te kunnen bepalen en prioriteren
  • bepaalt release data
  • geeft feedback
  • managet stakeholders
  • accepteert of weigert  opleveringen.

De scrum master:

  • coacht op het vlak van zelforganisatie en multidisciplinair werken
  • verwijdert belemmeringen (‘impediments’)
  • faciliteert Stand up meetings
  • leert het scrumteam om duidelijke en beknopte Product Backlog items te maken
  • coacht de organisatie in het leren werken met scrum.

Het team:

  • bepaalt taken (zelfsturend)
  • schat inzet voor ontwikkeling product
  • ontwikkelt het product
  • bewaakt kwaliteit
  • ontwikkelt processen
  • is multidisciplinair
  • het ontwikkelteam kent geen subteam die werkt aan een specifiek gebied zoals testen of business analyse
  • individuele teamleden kunnen specifieke vaardigheden of focusgebieden hebben, maar verantwoordelijkheid ligt bij het team als geheel.

 

Scrum is in 12 stellingen samen te vatten

  1. De ‘producteigenaar’ zegt wat hij wil middels een ‘user storie’.cq programma van eisen en heeft het mandaat om besluiten te nemen die dit mogelijk maken
  2. Deze user stories worden door de producteigenaar geprioriteerd met behulp van de MoScoW-regel (moet er komen, zou er moeten komen en zou leuk zijn als het er komt)
  3. Het werk wordt gedaan door een zelfsturend team van 3 tot 9 mensen
  4. Het team houdt elke ochtend (staande) een vergadering van 15 minuten. In deze stand-up meeting reageert elk teamlid op de drie kernvragen: Wat heb jij bereikt sinds de vorige stand-up?; Wat ga jij bereiken tot de volgende stand-up? Wat blokkeert je?
  5. Er is een gemeenschappelijke werkplek voor het gehele team, waarin de werkzaamheden en opgeleverde producten van de afgelopen periode zichtbaar aan de muur hangen
  6. De scrummaster ondersteunt het team, door belemmeringen in de organisatie op te ruimen
  7. Het werk wordt uitgevoerd in zogenaamde korte iteraties waarbij na 2 tot 4 weken een werkbaar product wordt opgeleverd
  8. De teamsamenwerking wordt regelmatig geëvalueerd
  9. Naar aanleiding van de vorige iteratie (sprint) bepalen de teamleden wat in de volgende sprint wordt opgepakt
  10. Fouten worden geaccepteerd (als ze maar snel hersteld worden en er van geleerd wordt)
  11. Veranderingen die gevraagd worden zijn ook laat in het project mogelijk
  12. Er wordt een aantal technieken gebruikt zoals: user stories, scrum board, burn-down chart, planning poker.

 

De gedachten achter scrum zijn verwoord in het ‘agile manifesto’

Agile is het overkoepelende gedachtegoed waar scrum onder valt en is oorspronkelijk bedoelt voor softwareontwikkeling.  Scrum is een van de methoden die het ‘agile manifesto’ handen en voeten geeft. Hierin zijn vier uitgangspunten geformuleerd:

  • mensen en hun interactie staan boven processen en tools
  • werkende producten gaan boven uitgebreide documentatie
  • samenwerking gaat boven contractonderhandelingen
  • reageren op veranderingen gaat boven het voldoen aan het plan.

 

Scrum je project in 12 stappen

Laat ik vooropstellen (en me indekken) dat ik geen recht doe aan de rijkdom van de scrumaanpak door deze samen te vatten in onderstaande twaalf stappen om de vraag te beantwoorden: Hoe scrum je in je project?

  1. Kies een ‘producteigenaar’: iemand met visie op wat er geproduceerd moet worden. Vorm een klein team dat het werk gaat uitvoeren. En wijs een ‘scrummaster’ aan: iemand die het team helpt en hindernissen verwijdert.
  2. Controleer of de producteigenaar het mandaat vanuit zijn achterban heeft om zelf besluiten te nemen. Een belangrijke taak van de producteigenaar is het bepalen van de functionaliteit en het aangeven van prioriteiten. Hij bepaalt ook opleverdata, geeft feedback op de opgeleverde producten, managet stakeholders en accepteert of weigert opleveringen. De eigenaar is één persoon en geen comité.
  3. Zoek een scrummaster die het team ondersteunt door de leden te coachen op het gebied van zelforganisatie en multidisciplinair werken. De scrummaster begeleidt het team bij het maken van producten. Een belangrijke taak is ook het verwijderen van belemmeringen in de voortgang en ten slotte faciliteert en begeleidt hij de ‘stand-up meetings’.
  4. Vorm een team van drie tot negen mensen die zelfsturend aan de slag kunnen gaan. Het team bevat mensen met verschillende vaardigheden. Zij leveren in korte sprints steeds nieuwe werkende tussenproducten of werkende prototypes op. Zoek teamleden die zich kunnen aanpassen aan de omstandigheden, die elkaars fouten accepteren om ervan te leren en die op gezette tijden willen evalueren.
  5. Maak het mogelijk dat teamleden – zowel de leden, de scrummaster als de producteigenaar – dagelijks samen kunnen werken, bij voorkeur op dezelfde plek.
  6. Maak een lijst van alles wat moet worden gebouwd om de visie van de producteigenaar te realiseren (in scrumtaal: de ‘product-backlog’).
  7. Plan met het team welke taken er in de eerste ‘sprint’ (werkperiode, van een dagdeel tot een maand) af kunnen komen.
  8. Zet alle taken op post-it’s en plak die in de linkerkolom van een ‘scrumbord’ dat zichtbaar aan de muur hangt. Schuif de post-it’s met taken tijdens de sprint naar de kolom ‘te doen’ – en dan naar ‘bezig’ en ‘klaar’.
  9. Voer de sprint uit totdat de geplande tijd voorbij is; hopelijk is dan ook een groot deel van het beoogde eindproduct opgeleverd. Vraag feedback van de producteigenaar.
  10. Houd als team elke ochtend een scrumvergadering van maximaal een kwartier, waarin ieder teamlid vertelt wat hij de vorige dag heeft gedaan, wat hij vandaag gaat doen en wat de hindernissen zijn. Bepaal als team, naar aanleiding van de vorige iteratie (sprint) wat in de volgende sprint wordt opgepakt.
  11. Demonstreer aan het eind van de sprint het werkende product dat tijdens die sprint is gemaakt. Het hoeft geen geheel uitontwikkeld product te zijn, maar wel een uitontwikkelde module daarvan. Iedereen is hierbij welkom, zoals Sutherl and het zegt: ‘Niet alleen de producteigenaar, de scrummaster en het team, maar ook aandeelhouders, managers, klanten, noem maar op.’ En evalueer de manier van werken van het team: bepaal wat er beter kan.
  12. Begin zo snel mogelijk aan de volgende sprintcyclus en houd daarbij rekening met de ervaringen van het team met hindernissen en verbeteringen in het proces.

 

Ter afsluiting enkele vragen over toepasbaarheid

Als het op te leveren resultaat niet incrementeel, met kleine stappen/sprints, gemaakt kan worden, is scrum dan een passende aanpak? Als er veel verwevenheid van systemen is waarbij veel coördinatie gevraagd wordt, past de scrum organisatie dan nog wel of is er projectmanagement nodig? Scrum gaat uit van zelfsturing (binnen gegeven kaders) en vertrouwen, maar kan dat ook werken in een organisatie met veel politiek gedoe en of hiërarchie?

Bronnen:
J. Sutherland – Scrum. Maven, 2014
P. de Boer e.a: Scrum in actie. Business contact, 2015
R. Kor: Werken aan projecten, 2015