Programma start-up (PGSU)

Tekst groter

Programma start-up (PGSU)

Een programma start up (PGSU) is een gestructureerde bijeenkomst van de beoogde (kern-)medewerkers aan een programma bij het begin van een programma. Een PGSU is gericht op het maken van het programmastartplan.

Een PGSU neemt meestal enkele weken en soms zelfs enkele maanden in beslag en vergt aan voorbereiding en uitvoering dan ook nogal wat tijd, energie en capaciteit. Maar met een goed uitgewerkte en zorgvuldig uitgevoerde PGSU neemt de kans op succes van het programma enorm toe, want zeker hier geldt dat een goed begin het halve werk is.
Hierna volgt een beschrijving van een PGSU, met het accent op het waarom, enkele essentiële werkmethoden en de deelnemers.

Waarom een PGSU?

Een initiatiefnemer van een programma kan om verschillende redenen besluiten tot een PGSU.

Ten eerste om met alle betrokkenen te komen tot een goed begrepen en geaccepteerde, eerste programmadefinitie. Een dergelijke programmadefinitie bevat:

  • de beschrijving van alle door het programma na te streven doelen en subdoelen (= het doelennetwerk)
  • de grenzen van het programma (de in- en externe relaties of interfaces)
  • het overzicht van alle inhoudelijke inspanningen (projecten, improvisaties en routines) die deel gaan uitmaken van het programma (= het inspanningennetwerk). In dit overzicht zijn de korte termijn inspanningen overigens nauwkeuriger omschreven dan de inspanningen die later plaats dienen te vinden
  • een schema dat de relaties laat zien tussen de doelen en de inspanningen. In dit schema is ook (verwijzend) aangegeven welke middelen gereserveerd zijn voor de opgenomen inspanningen (= het doelen-inspanningen-middelen-netwerk)
  • waar van toepassing bevat de programmadefinitie ook een beschrijving van het gebruikte structureringsprincipe en van de interfaces tussen de programma-onderdelen onderling
  • daarnaast moet het aan het eind van de PGSU onder meer duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk zal zijn. Dit betekent een gedetailleerde specificatie van de gekozen organisatievorm voor het programma en voor PGM.

Ten tweede gaat het er bij een PGSU om te komen tot een door alle betrokkenen geaccepteerde en duidelijk vastgestelde werkwijze (i.c. de programma-aanpak). Een en ander kan worden vastgelegd in een eerste ruwe versie van het programmaplan.

De aanpak van een PGSU

De werkzaamheden van een PGSU kunnen worden gesplitst in voorbereidende, uitvoerende en vervolgactiviteiten.

Bij de voorbereidende activiteiten gaat het om het:

  • nader verkennen van het programma-initiatief en de relevante omgeving
  • inventariseren bij belanghebbenden van hun voors en tegens; hun doelen en verwachtingen
  • achterhalen van nut en noodzaak van het programma
  • achterhalen van de te verwachten relevante externe en interne ontwikkelingen, communicatiepatronen
  • analyseren van de principiële haalbaarheid, het draagvlak, etc.

Bij de uitvoering van de PGSU gaat het om het bereiken van voldoende consensus bij de betrokkenen over de - bijgestelde - resultaten van de voorbereiding. Dat zal veelal heel wat discussies, overtuigingskracht en verkoopkunde vergen. Terwijl sommige vergaderingen tijdens de uitvoering een werkklimaat kennen, kenmerken andere zich door studie, filosoferen en brainstormen. Een PGSU vergt altijd veel aandacht voor de relaties tussen de betrokken personen. Dat vraagt om een open atmosfeer, waarin men elkaar vertrouwt.

Iedere bijeenkomst vereist vrijwel zeker vervolgactiviteiten. Er zullen meer dieptestudies nodig zijn. De uitkomsten van deze studies zullen nauwkeurig omschreven en aangepast moeten worden.
Vervolgactiviteiten kunnen ook bestaan uit:

  • bilaterale discussies
  • het laten rijpen en veranderen van standpunten
  • het verkrijgen van steun van belangrijke actoren
  • het lobbyen en
  • het voorbereiden van de volgende bijeenkomst of (werk)vergadering.

Wie doen mee aan een PGSU

De volgende personen zullen, af en toe of full time, zeer intensief met een PGSU bezig zijn:

  • allereerst de opdrachtgever van het programma
  • ten tweede de (beoogde) programmamanager
  • ten derde alle managers, van de bij het programma te betrekken organisatie-eenheden
  • maar ook enkele trendsetters en opinion leaders uit de relevante omgeving.

Soms is het aan te bevelen een neutrale buitenstaander als facilitator voor een of meer PGSU-bijeenkomsten aan te trekken. Hij of zij kan:

  • de moeilijke vragen stellen
  • de sfeer in de gaten houden
  • ervoor zorgen dat er niet te veel in het ongewisse wordt gelaten

Een ervaren facilitator kan ook helpen bij het opzetten van de gehele PGSU (volgorde van de bijeenkomsten; deelnemers, thema’s en werkwijze per bijeenkomst; verslaglegging; in- en externe communicatie; etc.)

Programma start-upBron: Wijnen, G., T. van der Tak, Programmamanagement, sturen op samenhang, Kluwer, 2002