Procesmanagement voor ongestructureerde problemen

Tekst groter

Procesmanagement voor ongestructureerde problemen

Projectmanagement is een slimme werkwijze voor vraagstukken waarbij het mogelijk is een heldere probleemdefinitie op te stellen, een gezamenlijk doel te formuleren, een eenduidige resultaatomschrijving op te stellen en om realistische planningen te maken. Procesmanagement helpt bij het managen van ongestructureerde problemen.

Probleemdefinitie helder? Projectmanagement! 

Projectmanagement is een slimme werkwijze voor vraagstukken waarbij het mogelijk is een heldere probleemdefinitie op te stellen, een gezamenlijk doel te formuleren, een eenduidige resultaatomschrijving op te stellen en om realistische planningen te maken. Maar projectmanagement is ongeschikt bij ongestructureerde problemen die zich afspelen in een ‘netwerk van afhankelijkheden’.

Dit is de situatie waar volgens De Bruijn c.s. anderen de probleemdefinitie, doelen en planningen van de initiatiefnemer tot een verandering niet voetstoots accepteren. Daarbij komt dat er vaak sprake is dat de initiatiefnemer voor een verandering afhankelijk is van andere partijen. Partijen die zich vaak niet laten overtuigen door inhoudelijke argumenten van de initiatiefnemer. 

Alles beweegt bij ongestructureerde problemen

‘Ongestructureerde problemen' zijn problemen waarvoor geen eenduidige en/of gezaghebbende oplossing voorhanden is. Hiervoor zijn drie redenen:

  • er is geen objectiveerbare informatie beschikbaar
  • er is geen consensus over de normen die bij de probleemoplossing gehanteerd moeten worden
  • problemen en oplossingen zijn dynamisch.

Bij projecten accepteren mensen een gezagsrelatie
Bij een project wordt het besluitvormingsproces geïnitieerd door de hiërarchisch bovengeschikte. De overige betrokkenen die in dit besluitvormingsproces participeren, gedragen zich coöperatief (mede als gevolg van hun hiërarchische onderschikking ten opzichte van degene die het probleem formuleert). Wanneer er geen sprake is van onderschikking, is projectmanagement niet passend maar is een procesaanpak gewenst.

Besluiten in rondes  
Loopt de besluitvorming bij een project regelmatig en lineair, bij een proces verloopt dit in ‘ronden’. In een ronde nemen de betrokkenen een besluit of proberen dit juist te voorkomen. Een ronde loopt op enig moment af en levert een voorlopige uitkomst op, inclusief winnaars en verliezers. De besluitvorming lijkt hiermee beëindigd, maar er kan zich zomaar een nieuwe ronde aandienen.

Volgens De Bruijn betekent een procesbenadering van een verandering dat:

  • het accent bij de verandering verschuift van de inhoud van de verandering naar de manier waarop deze tot stand zal komen
  • er vooraf tussen de betrokken partijen afspraken worden gemaakt over de manier waarop het besluitvormingsproces zal verlopen
  • deze procesafspraken voor elk van de betrokken partijen voldoende ruimte bieden om de eigen belangen te dienen.

De procesmanager draagt er zorg voor dat het veranderproces goed verloopt. Dus: dat partijen zich aan de afspraken houden, dat partijen worden gehoord, dat er goed wordt gecommuniceerd, dat besluiten conform de spelregels worden genomen, enzovoort.

Bron: Procesmanagement- Over procesontwerp en besluitvorming (Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof, Roel in ’t Veld, Academic Service 2008).

Hoofdstuk inhoudsopgave