Prioriteer de projecten (MPM)

Tekst groter

Prioriteer de projecten (MPM)

Vaak moeten projecten 'strijden' om schaarse middelen zoals geld, tijd, kennis. Prioriteren is dan aan de orde. En prioriteren helpt ook om de schaarse middelen zo rendabel mogelijk in te zetten.

Investeringsprioriteit

Bij investeringsbeslissingen over projecten gaat het om de financiën; de kosten en de baten. Er zijn vanzelfsprekend ook andere (commerciële, politieke, organisatorische) overwegingen om een project wel of niet te doen. Ook externe factoren (nieuwe wetgeving, monetaire veranderingen)  spelen mee in het bepalen van de juiste investeringsprojecten voor een organisatie.

Aanknopingspunten

Bij investeringsbeslissingen zijn drie aanknopingspunten te onderscheiden waarin allerlei factoren ondergebracht kunnen worden:

  • businessrelevantie: bijvoorbeeld klantrelaties, operationele processen, innovatie, leren en groeien
  • urgentie: de factoren die een project noodzakelijk maken. Aansprekende voorbeelden zijn de invoering van de euro en het nieuwe belastingstelsel. Ook marktkansen of systemen die niet meer goed functioneren, scoren op urgentie
  • haalbaarheid en risico: het vooraf identificeren van technische en organisatorische risico’s. Daarmee is de (on)zekerheid in te schatten waarmee projectresultaten gerealiseerd kunnen worden.

In een scoremodel kunnen al deze factoren op een overzichtelijke wijze met elkaar in relatie gebracht worden.

Toepassingsniveaus

Dit scoremodel kan op diverse niveaus in een organisatie ingezet worden. Namelijk op het niveau van:

  • individuele projecten. Per project is na te gaan of de verwachte opbrengsten/voordelen opwegen tegen de projectkosten (inclusief zaken als gebruik, beheer en onderhoud). Op het einde van de initiatieffase van een project is de projectopdracht als beslisdocument aanwezig. Dit beslisdocument bevat een beschrijving van:
    - de doelen
    - het beoogde projectresultaat
    - de afbakening
    - de inhoudelijke activiteiten
    - de beheersplannen voor tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie met marges voor eventuele risico’s
  • divisie/afdeling. Een afdeling van een organisatie kan diverse projecten in lijn brengen met een gegeven taak. Op basis daarvan kan ze een gegeven budgetruimte optimaal gebruiken. Indien zich specifieke kansen voordoen om extra opbrengsten te genereren (marktkansen) of andere waardevolle activiteiten te ontplooien, kan budget hiervoor apart verantwoord worden naar de opdrachtgever
  • directie. Op strategisch niveau kan de scorekaart een leidraad zijn bij het bepalen van prioriteiten tussen projecten. Op deze manier kan het topmanagement de juiste balans bepalen tussen zaken als:
    - korte- en langetermijnopbrengsten
    - urgentie en relevantie
    - risico’s en haalbaarheid
    - kansen voor verschillende afdelingen.

Voordelen prioriteren

Prioriteren op basis van investeringsberekeningen voor de gehele organisatie heeft allerlei voordelen. Naast de betere financiële beheersing ook voordelen op het gebied van een betere pro-actieve planning in allerlei delen van de organisatie. Het is dan namelijk mogelijk:

  • een onderbouwd en resultaatgericht projectbudget vast te stellen
  • projecten beter onderbouwd te prioriteren
  • te anticiperen op personele en organisatorische veranderingen
  • beter te anticiperen op de benodigde kwalitatieve en kwantitatieve bezetting.

Op deze wijze kunnen rendabele projecten en organisatiedoelstellingen direct gekoppeld worden.

Hoofdstuk inhoudsopgave