Inrichten projectbureau

Tekst groter

Inrichten projectbureau

Bij grotere projecten is voor de ondersteuning van de projectorganisatie een projectbureau nodig. Medewerkers van een dergelijk projectbureau voeren vooral secretariële en administratieve taken uit.

Projectorganisaties bestaan soms uit veel mensen en ze kunnen geruime tijd bestaan. Afhankelijk van de gekozen vorm zijn sommige projectmedewerkers tijdelijk in dienst van een projectbureau. Dit bureau ondersteunt de projectorganisatie secretarieel en administratief. Deze ondersteuning geldt in hoge mate voor de projectmanager.

Activiteiten bij het opzetten van een projectbureau

  • bepalen van de taken van het projectbureau (hoeveelheid, soort, omvang etc.)
  • bepalen van de omvang van het projectbureau (aantal en type medewerkers)
  • zorgen voor voldoende kantoorruimte
  • zorgen voor de benodigde faciliteiten (apparatuur, programmatuur, meubilair, communicatiemiddelen etc.)
  • zorgen voor een administratieve organisatie (handboek, formats, vergaderschema’s, procedures etc.)
  • bemensen van het bureau en inwerken van de medewerkers
  • het projectbureau laten functioneren, waar nodig bijsturen
  • op het einde van het project:
    -  de lessons learned verzamelen en verspreiden
    -  de administratieve bescheiden overdragen en
    -  de kantoorfaciliteiten terugnemen
  • zorgen voor een zorgvuldige begeleiding van de medewerkers, al dan niet naar hun vorige baan.

Hoofdstuk inhoudsopgave