ICT-organisatie Inrichten regie organisatie

Tekst groter

We maken in de taken van een vendor managment office een onderscheid naar activiteiten voorafgaand aan de contractering (“pre-contract”) en de activiteiten die nodig zijn om het maximale uit het contract te halen (“Post-contract”). In de pre-contractfase moet een strategie vastgesteld worden ten aanzien van de outsoursing. Deze moet vertaald worden naar eisen en wensen ten aanzien van de leveranciers. Vervolgens moeten op de gespecificeerde kavels een aanbesteding worden gedaan en uiteindelijk contracten afgesloten.

Kosten analyse

Als het contract gesloten is dan is het zaak boven op de kosten te zitten: waar geven we het geld aan uit en hoe kunnen we het effectiever inzetten? Hoe kunnen we maximaal profiteren van het volumevoordeel die een externe partij heeft?

Leveranciers management

De leveranciers moeten periodiek getoetst worden op de KPI’s die afgesproken zijn en moeten er afspraken gemaakt en gemonitord worden hoe de performance nog verder verbeterd kan worden.

Compliance

Gegeven het feit dat organisaties vaak moet voldoen aan strenge wet en regelgeving is het noodzakelijk om hierop toe te zien bij de externe partners. Daarbij moet er periodiek getoetst worden ofveranderingen in de regels consequenties hebben voor de suppliers.

Rangschikken van leveranciers

Met het rangschikken van de leveranciers bedoelen we dat de belangrijke leveranciers moeten ervaren welke rol ze spelen bij de organisatie. Ze moeten voldoende management aandacht krijgen en actief betrokken worden bij vraagstukken die bij de bank spelen. Aan de andere kant zijn er leveranciers die van minder groot belang zijn en commodity producten en diensten leveren. Hier is een hele andere verhouding mee. Zij hebben minder management aandacht nodig en daar waar er aandacht voor is zal het met name gaan over kosten.

Research

Het VMO zal continue de markt moeten scannen naar leveranciers met vergelijkbare producten en diensten. Kijken naar marktverhoudingen, het belang van jou organisatie in de portefeuille van de leverancier, nieuwe spelers en nieuwe deals die te maken zijn.

Proces management

Per definitie is het zo dat processen die initieel afgesproken zijn verbeterd kunnen worden als er ervaring mee is opgedaan. Om dit benutten zal hier expliciet aandacht voor moeten zijn. De optimalisatie zit zowel aan organsiatie als de leverancier.

Risicomanagement

Belangrijk is om alert te zijn op de continuïteit van de leverancier en de oplossingen die ze bieden. Dit is geen eenmalige actie maar zal continue aandacht behoeven.

Hoofdstuk inhoudsopgave