Hoe eigen acties te prioriteren

Tekst groter

Hoe eigen acties te prioriteren

Op individueel niveau is het soms van belang inzicht te verkrijgen hoe mensen met hun tijd omgaan. Een veelgebruikt model is het zogenaamde Eisenhowerprincipe.

Dit diagnosemodel is te gebruiken bij het analyseren hoe mensen met hun tijd omgaan. Zoals zoveel modellen bestaat dit Eisenhowerprincipe uit twee dimensies: belang en urgentie van nog uit te voeren individuele activiteiten.

Achterliggend idee

Mensen (individuen) worden gemakkelijk geleefd door de verwachtingen die op hun afkomen en de ‘waan van de dag’. Hierbij geldt de Wet van Parkinson: ‘werk’ heeft de neiging zich uit te breiden tot de maximumtijd die voor de uitvoering van de werkzaamheden beschikbaar is. Dit is zowel demotiverend voor de persoon in kwestie als veelal ook disfunctioneel voor de organisatie. Dit bedrijfskundige model richt zich op het analyseren en ordenen van activiteiten. De aanname is dat het rationeel in kaart brengen en karakteriseren van activiteiten geschikt is om inzicht te krijgen in de tijdsbesteding van iemand. Op basis hiervan kan iemand keuzes maken in haar of zijn tijdsbesteding.

Beschrijving

Het Eisenhowerprincipe stelt dat men activiteiten moet analyseren op enerzijds hun urgentie en anderzijds hun belang.

Een urgente taak:

  • vraagt erom direct te worden vervuld
  • hoeft niet belangrijk te zijn
  • doet iemand zo snel mogelijk om tijd over te houden voor de belangrijke zaken
  • heeft vaak een reactief karakter: is opgelegd door het systeem (administratieve verplichtingen bijvoorbeeld) of door bazen of opdrachtgevers (‘kijk daar eens naar’, ‘dit moet nu uitgezocht worden’).

Een belangrijke taak:

  • heeft vaak een actief karakter
  • kent een langer termijnperspectief
  • is persoonlijk bepaald
  • is gebaseerd op de persoonlijke visie op het werk.

De methode geeft handvatten om op basis van de inschatting van urgentie en belang de activiteiten te prioriteren. De hoogste prioriteit krijgen de belangrijkste activiteiten. Het hoofddoel van de diagnose is om niet de urgente maar juist de belangrijke activiteiten te benoemen. Voor alle urgente activiteiten geldt: als men ze door iemand anders kan laten doen, is het ook prima. Wat niet belangrijk,noch urgent is, moet ‘vergeten’ worden.

Kanttekening

Het model is bruikbaar voor medewerkers op elk niveau. Het belang van het gebruik neemt toe naarmate iemand meer geacht wordt zijn eigen werk te sturen, dan wel meer geleefd wordt door omstandigheden. Beperkingen van het gebruik liggen in het ontbreken van:

  • een heldere visie
  • zelfkennis
  • communicatieve vaardigheden
  • sociale vaardigheden.

Als iemand zijn activiteiten heeft geprioriteerd, maar geen ‘nee’ kan zeggen, dan blijft tijdsbeheer een probleem. Heeft iemand de neiging problemen altijd veel te snel over te nemen? Durft iemand anderen aan te spreken op hun bijdrages?

Invalshoek

Bedrijfskundig. Soms kan de discussie zich echter verbreden naar verdeling van taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden (organisatiekundig) of de psychologie van de persoon in kwestie (veranderkundig).

Niveau

Individu

Bron: Caluwé, L. de, H. Vermaak, Leren veranderen; een handboek voor de veranderkundige, Kluwer Deventer, 2006.

Hoofdstuk inhoudsopgave