De vijftien elementen van het Project Canvas

Tekst groter

De vijftien elementen van het Project Canvas

Mensen die beginnen aan een ‘project’ worstelen vaak met de vraag waar te beginnen, welke onderwerpen aandacht vragen en welke niet, en hoe gedetailleerd dat dan moet. Het Project Canvas is een hulpmiddel dat de projectleider en het team helpt om de hoofdlijnen zichtbaar te maken en te beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is. Het canvas bestaat uit 15 ‘vragen’/’elementen’ waarbij het team de antwoorden kan vastleggen vastlegt met ‘post-its’. Het ingevulde Project Canvas geeft een helder beeld van de essenties van het project. Het vormt de basis voor de beslissing van de opdrachtgever over het starten van het project. En als besloten is door te gaan, vormt het Project Canvas de basis voor het projectcontract, het projectplan of het projectinitiatiedocument (PID).

Hier kan het Project Canvas worden ingevuld: project canvas.pptx

Een van de belangrijkste vuistregels voor het gebruik van het Project Canvas is dat je niet ernaar streeft om compleet te zijn, maar dat je het project terugbrengt tot zijn kern. Die kern bestaat uit korte antwoorden op de vragen: wat, hoe, wie, waarmee en waarbinnen.

Deze vijf vragen omvatten de vijftien elementen van het canvas. De antwoorden op deze vragen schetsen voor opdrachtgever en andere belanghebbenden wat de essenties van het project zijn en hoe het uitgevoerd gaat worden. Als zij het daarmee eens zijn, kan het project verder gedetailleerd worden.

Een andere vuistregel is dat je kunt beginnen met het element dat je het beste uitkomt, ook al is er een min of meer logische volgorde te onderkennen. Wij vinden het het meest voor de hand liggen om bij het wat te starten, omdat dat het hart van het project vormt.

(In het boek Project Canvas beschrijven we de vijftien elementen uitgebreider en wordt elke beschrijving afgesloten met met enkele hulpvragen. Verder beschrijven we ook het proces hoe je een canvas kan opstellen.)

figuur-Canvas-15-elementen750.jpg

Het Project Canvas bestaat uit vijftien elementen die in vijf blokken zijn onder te verdelen:

  1. Wat? (Achtergrond, Probleem/Uitdaging, Doelen, Resultaat, Afbakening)
  2. Wie? (Opdrachtgever, Belanghebbenden, Projectteam)
  3. Hoe? (Aanpak, Risico’s, Afhankelijkheden)
  4. Waarbinnen? (Randvoorwaarden, Kwaliteit)
  5. Waarmee? (Tijd, Geld).

 

WAT?

1. Achtergrond: zet de belangrijkste feiten op een rij

De achtergrond bestaat uit de feiten, de kenmerken van de situatie die het startpunt vormen voor een project. Wat is de uitgangssituatie, het vertrekpunt? Het gaat hier om het in kaart brengen van die onderwerpen waarover in het project weinig tot geen discussie kan zijn, de ‘harde’ werkelijkheid. Daarnaast gaat het ook over de aannames die de opdrachtgever heeft over de toekomst

2. Probleem/uitdaging: beschrijf de ongewenste situatie of het wenkende vooruitzicht

Waar de achtergrond vooral feitelijk van aard is, is een probleem of uitdaging meer subjectief, emotioneel van aard. Er is immers een reden waarom aan een project begonnen wordt. Een project helpt om de afstand tussen vandaag (uitdagingen, problemen) en morgen (doelen, resultaten) te overbruggen.

3. Doelen: beschrijf de gewenste situatie

Het bestaansrecht van een project schuilt in wat met het projectresultaat wordt nagestreefd: het doel of de doelen. Een doel is een gewenste situatie in de toekomst. Het formuleren van doelen geeft inzicht in de vraag waarom aan het project begonnen wordt, wat er te zijner tijd mede dankzij het projectresultaat veranderd is. Het project zelf zorgt niet voor de realisatie van de doelen, maar draagt daar aan bij.

4. Resultaat: bepaal wat (aan het einde van het project) opgeleverd wordt

Het resultaat (synoniemen zijn produkt, deliverable, output)  is datgene wat er opgeleverd wordt, een tastbaar product dat gemaakt wordt en dat bijdraagt aan het behalen van het doel. Uit de veelheid van mogelijke resultaten moet de opdrachtgever er één kiezen waarvan hij denkt dat die het meest bijdraagt aan het bereiken van de doelen.

5. Afbakening: legt vast welk resultaat het project niet oplevert

Om misverstanden te voorkomen is het nodig te verduidelijken wat niet tot het project behoort en er dus buiten valt. Het is van belang dat iedereen weet dat hij bepaalde zaken niet mag verwachten van het project. Bij dit element wordt dus onder meer geëxpliciteerd welke resultaten niet bij het project horen.

WIE

6. Opdrachtgever: bepaal voor wie het project een middel is om zijn doel te behalen

Deze rol wordt ook wel aangeduid met termen als: sponsor, eigenaar of senior executive. Het is immers de opdrachtgever die iets wil bereiken met het project. Hij heeft een doel dat hij wil bereiken of zit met een probleem dat opgelost moet worden of ziet een kans die gegrepen moet worden

7. Belanghebbenden: inventariseer wie het meest door het project worden geraakt

Het is van belang vroegtijdig en systematisch na te denken over wie belang heeft bij de vormgeving en uitvoering van het project. Immers projecten raken op de een of andere manier vaak een aanzienlijk aantal mensen of partijen. In positieve zin, wellicht ook in negatieve zin.

8 Projectteam: bepaal welke projectleider en welke teamleden zorgen voor resultaat

De projectleider heeft een belangrijke inbreng bij het vormgeven van de samenwerking. In het project moet iemand bereid zijn de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor het tot stand komen van het resultaat en in staat zijn de bevoegdheden die hem als projectleider toekomen, uit te oefenen. Een project is een collectief creatieproces waarbij de unieke bijdrage van ieder teamlid zorgt voor het realiseren van het resultaat. Het is dus essentieel dat de goede mensen in het team aanwezig zijn, vanuit het perspectief dat de de goede competenties aan boord zijn, maar ook op een manier dat er een samenwerkend team ontstaat.

HOE

9. Aanpak: kies een werkwijze waarmee het resultaat behaald gaat worden

Bij het element aanpak wordt in het canvas aangegeven welke methode gekozen is. Veel organisaties maken gebruik van klassieke methoden, die gekenmerkt worden door faseren, beheersen en beslissen. Andere gebruiken de methode PRINCE2, en weer andere zweren bij Scrum/Agile. Bij dit element tref je ook de activiteiten die inhoudelijk nodig zijn om het resultaat tot stand te brengen

10. Risico’s: verken waar het kan misgaan en hoe dat is te voorkomen

Het is zinvol om met het projectteam uitgebreid te inventariseren welke risico’s er te onderkennen zijn, welke dingen kunnen misgaan, Een risico is een mogelijke gebeurtenis met een negatief effect op het project (tijd, geld, kwaliteit, informatie, communicatie of organisatie). De projectleider verwerkt dit risico tot een marge op een beheerseis

11. Afhankelijkheden: onderzoek de relaties met andere projecten en activiteiten

Bij dit element breng je de belangrijkste relaties met andere projecten of activiteiten in beeld. Afhankelijkheden die op de een of andere manier invloed kunnen hebben op het project zelf. Het kan gaan om een inhoudelijke relatie: er moet gewacht worden op een beleidsnota die in een ander project wordt opgesteld en waarvan de uitkomst invloed heeft op het eigen project. Het kan ook een capaciteit relatie zijn.

WAARBINNEN?

12. Randvoorwaarden: bepaal de eisen waaraan het project gehouden is

Projecten hebben zich vaak te houden aan allerlei randvoorwaarden. Dat zijn die aspecten die niet beïnvloedbaar zijn door de betrokkenen, zelfs niet door de opdrachtgever, maar waaraan ze zich wel moeten conformeren. Aspecten die bovendien invloed hebben op de uitvoering van het project en waarvoor mogelijk van alles geregeld moet worden om eraan te voldoen.

13. Kwaliteit: leg de belangrijkste eisen vast waaraan het resultaat moet voldoen

Bij het element kwaliteit staan in het canvas de belangrijkste eisen waaraan het projectresultaat moet voldoen. Soms worden er ook de eisen genoteerd waaraan het proces moet voldoen om tot het resultaat te komen. Deze eisen zijn veelal afkomstig van de klant of van de opdrachtgever. Een functionele eis wordt ook wel aangeduid als kenmerk, prestatie en eigenschap.

WAARMEE?

14 Tijd: schat de begin- en eindtijd en de benodigde mensuren

Bij het element tijd gaat het om de eerste beelden van twee zaken: het moment waarop het projectresultaat naar verwachting wordt opgeleverd (wanneer is het project klaar?). En daarnaast een globale eerste indicatie van de mensuren, de tijd die de makers nodig hebben om het resultaat voor elkaar te krijgen.

15. Geld: schat de kosten en opbrengsten

In het canvas neem je de kosten op voor het per deelresultaat uit te voeren werk (in samenspraak met de teamleden) en de kosten voor hulpmiddelen en materialen. Daarnaast neem je op wat de verwachte inkomsten zijn nadat het projectresultaat opgeleverd is. Het is aan het begin nog lastig om een betrouwbare en precieze begroting te maken. Het is verstandig om te werken met voldoende ruime marges.

Bron: Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak: Project Canvas – samen naar de kern van je project. Vakmedianet, 2016