Beheers het project

Tekst groter

Beheers het project

Onderscheid maken tussen inhoudelijke en beheersmatige activiteiten bij projecten is raadzaam. Het niet eenduidig erkennen van dit onderscheid leidt tot onoverzichtelijkheid en spraakverwarring.

Het beheersen van een project valt uiteen in het plannen en het bewaken van de voortgang. Het plannen kan alleen plaatsvinden als er specifieke beheerseisen worden gesteld aan: het projectresultaat, het inhoudelijk werk, de middelen. Plannen is per aspect een unieke activiteit.

Het bewaken van de voortgang vindt vaak per beheersaspect plaats. Het vertoont echter bij alle aspecten veel overeenkomsten. Het tussentijds bewaken van de voortgang van het project voorkomt dat er achteraf nog geëvalueerd moet worden.

De kernactiviteit van de voortgangsbewaking is het regelmatig nagaan in hoeverre de werkelijkheid afwijkt van wat er volgens de beheersplannen had moeten zijn. Er wordt dus nagegaan wat de verschillen zijn tussen de (verwachte) projectwerkelijkheid en die plannen. Het eventuele bijsturen is de volgende belangrijke  beheersmatige activiteit.

Valkuilen:

  • in de beheersplannen zijn geen marges zichtbaar opgenomen
  • het project moet worden beheerst met onheldere, te brede, onbeheersbare of te vage beheerseisen
  • bij de voortgangsbewaking vindt alleen maar registratie plaats van de historie van dat project. De vraag ‘halen wij het resultaat nog?’ wordt niet gesteld
  • bij een dreigende afwijking van een beheersplan worden alleen maar nieuwe plannen opgesteld
  • ten gevolge van majoreren bevatten planningen onbekende en dus onbeheersbare marges

Hoofdstuk inhoudsopgave