Beheers de organisatie

Tekst groter

Beheers de organisatie

Voortgangsbewaking van de projectorganisatie heeft primair te maken met het toezien op de naleving van de afspraken. Afspraken over de taakverdeling van het inhoudelijk werk en over de uitoefening van de bevoegdheden. Daarnaast moet de projectleider de samenwerking en de communicatie verzorgen en bewaken.

Dit geldt zowel voor binnen als buiten het project. Ten slotte heeft het ook te maken met het in de gaten houden van de motivatie van alle projectbetrokkenen.

Wat te doen?

  • geef aan voor wie het resultaat van dit project bedoeld is. Wie is voor dit project de opdrachtgever, de projectleider en wie zijn de projectmedewerkers. Wat zijn de marges in hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  • zet een tijdelijke organisatie op. Geef daarin aan wie waarover mag beslissen en wie aan welke medewerkers leiding gaat geven. Geef aan wie belast is met welke inhoudelijke activiteit. Op welke wijze met conflicten wordt omgegaan
  • geef tijdig aan hoe ‘latere’ betrokkenen bij het project betrokken zullen worden
  • organiseer de relaties met de omgevingsactoren. Stel daartoe zonodig een communicatieplan op. Neem daarin de communicatie op met onder meer: de opdrachtgever, stakeholders, gebruikers etc. Geef ook de activiteiten ten aanzien van boundary control aan. Oftewel de opzet van externe besluitvorming als beleid en strategie. En het scannen van externe ontwikkelingen als markt en techniek
  • vorm een projectteam, bijvoorbeeld met een Project Start-Up (PSU). Zorg voor de samenwerking, het teamfunctioneren, de rolverdeling, de interne communicatie en de motivatie
  • richt de realisatieorganisatie in
  • beoordeel de organisatieplanning en keur deze goed
  • bewaak de voortgang, stuur bij of… herplan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verandering van teamsamenstelling. Of aan de manier van vergaderen en de manier om conflicten te hanteren.

Aandachtspunten:

  • het goede gebruik van het projectresultaat vereist vaak een goede opleiding van de gebruikers. Het gebruik, beheer en onderhoud loopt immers tot en met het slopen of opheffen van dat projectresultaat
  • samenwerken tussen vreemden gaat niet vanzelf
    formalisme en weerstand tegen ‘voorstellen tot actie’. Het  zijn sterke signalen dat er iets mis is met het teamfunctioneren.
  • Organisatieplan

Hoofdstuk inhoudsopgave