Beheers de informatie

Tekst groter

Beheers de informatie

Met informatiebeheersing kunt u projectactiviteiten eenduidig uitvoeren. Tevens bereikt u het projectresultaat met de gewenste eenduidigheid. Het projectresultaat wordt reproduceerbaar en documenteerbaar.

Het is hierbij van belang dat laatst geldende beslisdocumenten, de ‘informatiedragers’ bij iedere belanghebbende bekend zijn. Het gaat daarbij uitsluitend om informatiedragers die de laatste specificaties van het project bevatten. De status van wijzigingsverzoeken op deze informatiedragers zal daarom inzichtelijk moeten worden gemaakt. Dit dient allemaal plaats te vinden bij de voortgangsbewaking.

Wat te doen?

  • bepaal de geëiste gedetailleerdheid, eenduidigheid en volledigheid (met marges) van de projectresultaatdocumentatie
  • stel een informatiebeheerssysteem op. Neem hierin op de te maken beslisdocumenten (inhoudsbeschrijving). Neem de daarbij te hanteren vormgeving, codering (identificatie), distributie en archivering op. Zorg voor acceptatie ervan
  • bepaal wie in dit project welke beslisdocumenten op moet stellen. Bepaal wie welke beslisdocumenten moet goedkeuren en archiveren. Bepaal ook wie welke documenten mag wijzigen
  • leg de goedkeurings- en de wijzigingsprocedure vast
  • beoordeel de informatieplanning en keur deze goed
  • bewaak de voortgang, stuur bij of… herplan
  • registreer alle ingediende wijzigingsverzoeken. Volg deze totdat er een eenduidig besluit over is genomen. Zorg dat dit besluit wordt vastgelegd in het betreffende beslisdocument.

Aandachtspunten:

  • iedereen krijgt alle projectinformatie toegestuurd. Dit betekent echter niet dat eenieder, als vanzelfsprekend, weet wat voor hem of haar persoonlijk van belang is
  • dat wat vastligt en als zodanig is gekenmerkt, is waar
  • informatiebeheersing heeft heel weinig met communicatie te maken.
  • Informatieplan

Hoofdstuk inhoudsopgave