APDRA - Resultaat en Afbakening

Tekst groter

APDRA - Resultaat en Afbakening

Wanneer van APDRA de achtergrond, het probleem en het doel van het project bekend zijn, is het vervolgens de vraag hoe het doel te bereiken is. Er zijn immers veel manieren om een doel te bereiken. Uit de veelheid van mogelijke resultaten moet de opdrachtgever één resultaat kiezen waarvan hij denkt dat deze het meest bijdraagt aan het bereiken van zijn doel.

Zoals al eerder is gezegd, een project is een resultaatbelofte. Veel projecten gaan mis omdat het resultaat niet eenduidig genoeg geformuleerd is. Op grond van de resultaatomschrijving kan het inhoudelijke werk worden bepaald. Als het resultaat niet eenduidig is geformuleerd kan ook het werk niet goed worden bepaald. In het verlengde daarvan kunnen ook de beheersplannen voor tijd en geld e.d. niet worden opgesteld. De omschrijving van het projectresultaat moet aan drie eisen voldoen: concreet, haalbaar en afdwingbaar:

Het resultaat moet zo concreet mogelijk omschreven zijn, bij voorkeur in concrete objecten (materieel/immaterieel) zoals ‘een gedrukte folder’, ‘een ingericht gebouw’ (waarbij het nog wel nodig om te zeggen wat de deelresultaten zijn, zoals drie ingerichte vergaderkamers, een ingerichte receptie met aangenomen personeel), ‘een gedistribueerde folder’ (en dus niet in werkwoorden als ‘zoek uit’ en ‘bedenk’). Deze omschrijving moet duidelijk maken ‘wat er klaar is als het klaar is’. Synoniemen voor het projectresultaat zijn onder meer product, middel, deliverable, output en ding.

Het resultaat moet ook getoetst zijn op haalbaarheid. Na afloop van het project moet getoetst kunnen worden of datgene dat in het begin beloofd is, inderdaad opgeleverd is. Een projectresultaat moet daarom op grond van de huidige kennis van de betrokkenen en op grond van de middelen die zij kunnen regelen, uitvoerbaar zijn.  Haalbaarheid heeft betrekking op twee invalshoeken: technisch haalbaar (is de noodzakelijke kennis aanwezig?) en sociaal. De risico analyse is hiervoor een handig hulpmiddel.

Het resultaat moet ten slotte afdwingbaar zijn. Dit wil zeggen dat de opdrachtgever voldoende bevoegdheden bezit om het besluit rondom het tot stand brengen van het resultaat en de daarmee samenhangende werkzaamheden, op grond van zijn positie ‘op te leggen’.

Valkuilen bij het opstellen van de resultaatomschrijving:

  • Als het projectresultaat is beschreven als ‘er-doel’. Zoals klantvriendelijk-er personeel, effectievere samenwerking, efficiëntere productie, meer politie op straat etc.

  • Het projectresultaat is te vaag, zoals ‘een optimaal intranet’, ‘een goed werkend alarmeringssysteem’ etc.

  • Het projectresultaat is niet afgebakend. Producten die niet tot het projectresultaat behoren zijn niet benoemd

  • Er wordt onderhandeld en niet samengewerkt

  • Conflicterende eisen worden geaccepteerd. In de hoop dat ze vanzelf wel zullen verdwijnen

Afbakening: maak duidelijk wat het project niet oplevert 

De afbakening (grens) is de omschrijving van wat (net) buiten het projectresultaat valt, wat niet door het project opgeleverd wordt. Het belang van een afbakening is dat de opdrachtgever weet dat hij bepaalde zaken niet mag verwachten als resultaat. Het is belangrijk te weten te komen wat de toekomstige gebruikers verwachten te krijgen wanneer het project gereed is. Wanneer dat bekend is kan er worden afgebakend. Allerlei – impliciete – verwachtingen kunnen zo uit de wereld geholpen worden door op te schrijven wat buiten het project valt. Het gaat hierbij niet om een juridische, waterdichte omschrijving.

Hoofdstuk inhoudsopgave